Scrivere per affari

•••

Sam Edwards / Getty Images

Lo scopo della scrittura commerciale è trasmettere informazioni a qualcun altro o richiedere informazioni a loro. Per essere una scrittura efficace per il business, devi essere completo, conciso e accurato. Il tuo testo dovrebbe essere scritto in modo tale che il lettore sia in grado di capire facilmente ciò che stai dicendo o chiedendo loro.

Molti scrivere perché gli affari sono sciatti, scritti male, disorganizzati, disseminati di gergo e incompleti. Spesso è troppo lungo o troppo corto. Tutti questi attributi contribuiscono a scrivere affari inefficace.

Che tu lo sia scrivere una proposta di vendita, un'e-mail al tuo capo o un manuale di istruzioni per un pacchetto software, ci sono alcuni passaggi che devi seguire per essere efficace. Segui questi cinque passaggi:

1. Organizza il tuo materiale
2. Considera il tuo pubblico
3. Scrivi i tuoi pensieri
4. Correggi il tuo materiale
5. Modifica il tuo materiale

L'organizzazione è fondamentale

Se non organizzi il tuo materiale, non scorrerà bene e non avrà senso. La scrittura può essere semplice o complicata. Quando si scrive un'e-mail per annunciare una riunione del personale, è semplice come raccogliere i propri pensieri. D'altra parte, probabilmente dovrai sviluppare uno schema complesso prima del materiale finito se stai scrivendo i risultati di una sperimentazione farmaceutica rivoluzionaria. Qualunque sia il compito, senza un adeguato livello di organizzazione (anche organizzando i tuoi pensieri), potresti non includere tutto ciò di cui hai bisogno o non dare risalto agli argomenti più importanti.Le omissioni o una messa a fuoco errata renderanno la scrittura della tua attività meno chiara.

Conosci il tuo pubblico

Prima di iniziare a scrivere, pensa al tuo pubblico di destinazione. Ad esempio, una presentazione sul nuovo programma 401(k) della tua azienda potrebbe avere lo stesso schema quando viene fornita al tuo CFO e ai dipendenti, ma il livello di dettagli che includi varierà. Devi anche considerare il tono. Una rapida e-mail al tuo team, ricordando loro il picknick annuale dell'azienda, non avrà lo stesso tono della tua missiva relativa al rapporto annuale della tua azienda.

Inoltre, ricorda che lo farai comunicare in modo più efficace al tuo pubblico se ti concentri su ciò che vuoi che ascolti piuttosto che su ciò che stai per dire.

Una parola sulla buona scrittura

I bravi scrittori hanno stili di scrittura diversi. Alcuni preferiscono scrivere tutto e poi tornare indietro e modificare. Altri preferiscono modificare man mano che procedono. A volte il loro stile preferito varia a seconda di ciò che stanno scrivendo.

Mentre scrivi (o quando modifichi) fai attenzione alla lunghezza. Dovresti usare abbastanza parole per chiarire il tuo significato, ma non usare parole non necessarie solo per renderlo floreale. La scrittura commerciale deve essere chiara e concisa, non prolissa e fiorita. Ricorda, nessuno nel mondo degli affari ha il tempo di leggere più del necessario.

D'altra parte, non fare il tuo pezzo troppo corto. Devi scrivere abbastanza in modo che il tuo significato sia chiaro e non venga frainteso. Immagina se un pezzo di attrezzatura in un magazzino fosse etichettato come 'usato ma buono'. Non sarebbe chiaro se ciò significasse che l'attrezzatura era stata utilizzata molto o che l'attrezzatura non era più nuova ma ancora funzionante. Qualche parola in più avrebbe chiarito il significato. Inoltre, evita di usare gergo o abbreviazioni perché possono significare cose diverse per lettori diversi.

Correggi e modifica

Indipendentemente dal tuo stile di scrittura, tutti gli autori devono rileggere e modificare tutto il materiale scritto, anche le e-mail. Dopo aver finito di scrivere, correggi il tuo lavoro. Potrebbe quindi essere necessario modificarlo. La correzione di bozze è rileggere ciò che hai scritto per assicurarti che tutte le parole nella tua testa siano finite correttamente sulla carta. Poiché il nostro cervello funziona più velocemente delle nostre dita, potresti omettere parole, omettere un finale o usare l'omonimo sbagliato (ad esempio, 'là' invece di 'loro'). La correzione di bozze rileva questi errori. Ovviamente, correggere le bozze di un'e-mail di una riga è facile e solo dargli un'occhiata mentre digiti potrebbe essere sufficiente.Tuttavia, se stai scrivendo un manuale di istruzioni, la tua correzione di bozze sarà più complicata e richiederà più tempo.

Dopo aver corretto il materiale, è il momento di modificarlo. A volte la correzione e la modifica possono essere eseguite contemporaneamente, ma è più efficace quando vengono eseguite in sequenza.

Il motivo per cui modifichi è correggere o modificare ciò che hai scritto per far suonare (e leggere) meglio il materiale. Quando si scrive per affari, questo significa correggere gli errori e rendere il testo il più chiaro e conciso possibile.

Non stai scrivendo un romanzo

Quando scrivi per affari non stai scrivendo il prossimo 'grande romanzo americano'. La tua scrittura dovrebbe essere descrittiva quanto necessario, ma non è necessario dipingere immagini vivide di parole usando molte parole grandi e figure retoriche. Se intendi 'case di vetro', non scrivere 'domicili vitrei', scrivi 'case di vetro'.