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I 10 modi migliori per rendere efficace una riunione a distanza

Usa questi suggerimenti per migliorare le tue riunioni remote

Zoom videoconferenza su Macbook Pro

Prima della crisi del coronavirus, le aziende decidevano da sole se volevano dipendenti a lavorare a distanza o per avere un requisito di presenza in ufficio a tempo pieno. Improvvisamente, il mondo si è capovolto e alla maggior parte delle aziende è stato richiesto di cambiare e adattarsi a un modello di lavoro a distanza.

Tuttavia, anche quando gli ordini di restare a casa alla fine giungono al termine, sapere come gestire una riunione a distanza in modo efficace sarà comunque una grande abilità da possedere. È anche probabile che questa esperienza di lavoro a distanza, almeno in parte, se non tutto il tempo, abbia raccolto alcuni sostenitori. Ecco 10 modi per aiutarti a rendere più efficaci le tue riunioni a distanza.

Hai bisogno di ottimi strumenti tecnologici

Quando lavori all'interno di a cultura del portare il tuo dispositivo (BYOD), le persone avranno una varietà di sistemi e capacità. I tuoi dipendenti, tuttavia, potrebbero non avere ciò di cui hanno bisogno per partecipare a una videoconferenza di successo. Prendi in considerazione la standardizzazione dei laptop o almeno l'impostazione di uno standard minimo in modo che le videoconferenze siano chiare ed efficaci.

Avrai bisogno di diversi tipi di tecnologia concordati per le riunioni a distanza in modo che i dipendenti diventino efficienti ed esperti. Questo può anche significare investire in cuffie di qualità, che possono aiutare a bloccare il rumore di fondo e prevenire il feedback degli altri durante la videochiamata.

Attenersi alle nozioni di base sulle riunioni di successo per le riunioni remote

Conversazioni secondarie e chiacchiere prima dell'inizio di un incontro faccia a faccia sono comuni, ma non sempre funzionano altrettanto bene in situazioni virtuali. Gli esperti di meeting Bob Frisch e Cary Greene suggeriscono di avere una struttura formale, un facilitatore assegnato, un'agenda e di fissare limiti di tempo per mantenere il tuo meeting virtuale senza intoppi.

Come in ogni incontro di successo , dovrai anche essere in anticipo sul motivo per cui stai convocando, sull'obiettivo e su come ti aspetti che la decisione, l'output o i risultati appaiano in seguito.

Non sottovalutare il fattore di socializzazione

Esistono vari motivi per cui i dipendenti remoti potrebbero voler tenere riunioni: condivisione di informazioni, soluzioni di brainstorming, coordinamento delle attività e, in generale, costruzione del team. Ma un motivo importante per tenere una riunione a distanza è la socializzazione. I team dislocati in remoto devono creare legami sociali per lavorare meglio insieme. In questo momento, potresti dover tenere più riunioni rispetto ai tempi 'normali' perché così tante persone si sentono isolate e disconnesse l'una dall'altra.

'Più puoi costruire un senso di comunità in questo momento, meglio è per la salute emotiva e le prestazioni lavorative di tutti', afferma autore e il dirigente dell'agenzia digitale Howard Tiersky. 'Una riunione ben organizzata può effettivamente essere un punto luminoso in una giornata altrimenti triste e deprimente'.

Un rompighiaccio virtuale o un'attività ti aiuterà anche a iniziare la riunione a distanza con una nota positiva e incoraggerà un passaggio sensato all'argomento principale meglio delle chiacchiere inattive. Anche un divertente rompighiaccio aiuta riscaldare la conversazione del gruppo.

Muto quando necessario

I rumori di sottofondo, come le persone che prendono appunti sui loro laptop, aggiungono un rumore tremendo a una riunione virtuale. Ricorda ai partecipanti di disattivare l'audio se stanno digitando (a meno che non stiano parlando) o se hanno altri rumori in sottofondo, come bambini, TV, traffico e animali domestici.

Condividi le tue reazioni

Anche se puoi vedere i membri del tuo team, più persone ci sono nella riunione remota, meno puoi vedere i segnali facciali degli altri e leggere il linguaggio del corpo- componenti essenziali della comunicazione in un tale ambiente. Questo può portare a un'esperienza spiacevole.

Con le persone in mute, in tandem con la mancanza di linguaggio del corpo e l'imbarazzo generale della situazione di riunione remota, puoi avere difficoltà a capire come stanno rispondendo le persone.

Se qualcuno fa una battuta, dì ad alta voce: 'È divertente perché potrebbe non vedere il tuo sorriso o sentire la tua risatina'.

Avere un codice di abbigliamento per le riunioni a distanza

Lavorare a casa generalmente rende la giornata lavorativa più rilassata, ma alcune persone esagerano con la moderazione. Ad esempio, un giudice in Florida ha dovuto ricordare agli avvocati di alzarsi dal letto per le udienze dei tribunali virtuali e di indossare abiti normali. Assicurati che i tuoi dipendenti conoscano l'attività aspettative per il loro abbigliamento da lavoro .

Dai a tutti i partecipanti la possibilità di parlare

In una riunione regolare, puoi aspettarti che le persone parlino quando necessario. A causa della mancanza di segnali sociali e del silenziamento consigliato, le persone potrebbero avere difficoltà a dire ciò che hanno bisogno di dire. Il il facilitatore o il leader della riunione dovrebbe chiedere alle persone in particolare per parlare o dare a tutti i partecipanti la possibilità di fornire feedback o condividere idee.

In una riunione a distanza, alcuni dipendenti sono più a loro agio nel parlare e tu non vuoi permettere a nessuno di dominare. Pertanto, il facilitatore potrebbe voler chiamare le persone per nome per consentire a ciascun membro del team di comunicare.

Utilizza la funzione di chat e le funzionalità video dello strumento

Se il tuo strumento per riunioni virtuali ha una funzione di chat, chiedi alle persone di usarlo. La finestra della chat è un luogo prezioso per annotare idee importanti e porre domande senza interrompere il relatore.

Potresti anche chiedere ai partecipanti alla riunione remota di attivare il componente video dello strumento o del laptop. Questo è un modo utile per aiutare le persone a mantenere un compito e partecipare efficacemente a una riunione remota.

Se riesci a vederti, sai se il tuo collega è impegnato o meno nella riunione. Se utilizzi il contatto visivo, chiedi ai partecipanti di sedersi in un'area della loro casa che sia serena e che non distragga visivamente.

Non aver paura di affrontare i problemi difficili durante una riunione a distanza

Come alludono Frisch e Greene dell'Harvard Business Review, si può essere tentati di suggerire semplicemente che tutti aspettino fino a quando non tornino in ufficio per affrontare alcuni problemi urgenti. Ma ora devi affrontare gli argomenti di attualità. Rimandare i problemi glielo permette accelerare , che è controproducente per il successo aziendale.

Tratta le persone con gentilezza e rispetto

Mentre le persone tendono ad essere più imbarazzate davanti alla telecamera rispetto alle conversazioni faccia a faccia, mostrare cortesia è sempre un buon consiglio per qualsiasi forma di incontro. Non criticare le persone per l'illuminazione, il posizionamento della telecamera o altri problemi visivi durante la riunione. Il momento di correggere queste cose è prima dell'incontro, uno contro uno.

La linea di fondo

Si spera che questi suggerimenti aiutino le tue riunioni a distanza a diventare più efficaci e utili. Non dovrebbero solo servire come strumento per aiutare i tuoi dipendenti a sentirsi più a loro agio seduti davanti a una telecamera e partecipare, ma rafforzare la tua capacità di condurre e gestire il flusso della conversazione. E, come molte sfide lavorative precedenti, le tue riunioni virtuali miglioreranno con il tempo, la pratica, la perseveranza e la pazienza.

Fonti dell'articolo

  1. Harvard Business Review. ' Cosa serve per organizzare una grande riunione virtuale .' Accesso il 22 aprile 2020.

  2. Immersione HR. ' Interagire intenzionalmente: in che modo le risorse umane possono incoraggiare riunioni online efficaci .' Accesso 22 aprile 2020.

  3. Inc. ' La richiesta di un giudice mette in evidenza il motivo per cui hai bisogno di un codice di abbigliamento per il telelavoro .' Accesso il 22 aprile 2020.