Risorse Umane

L'importanza della documentazione nelle risorse umane

La documentazione ti servirà bene, legalmente ed eticamente

È necessario creare documentazione sulle prestazioni dei dipendenti il ​​più vicino possibile all

••• Annebaek / Getty Images

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La documentazione è la registrazione scritta e conservata di un dipendente occupazione eventi. Questi registri sono costituiti da elementi governativi e obbligatori per legge, documenti richiesti dalla politica e dalle pratiche aziendali, documenti suggeriti dalle migliori pratiche in materia di risorse umane e registrazioni formali e informali sugli eventi occupazionali.

Documentazione su un record di lavoro

Il record di documentazione di un dipendente è un resoconto scritto delle sue azioni, discussioni, coaching delle prestazioni incidenti, violazioni delle politiche osservate, azioni disciplinari, contributi positivi, premi e riconoscimenti, indagini, mancato raggiungimento di requisiti e obiettivi, valutazione delle prestazioni , e altro ancora.

Pensa alla documentazione del lavoro come alla tua storia del rapporto di un dipendente con la tua organizzazione, nel bene e nel male.

Il mantenimento di questi registri consente al datore di lavoro e al dipendente di conservare una cronologia scritta degli eventi e delle discussioni avvenute intorno a qualsiasi evento specifico. La documentazione del rapporto di lavoro fornisce una registrazione scritta che potrebbe essere necessaria per supportare tali azioni come dipendente promozione , dipendente aumenti di stipendio , e azione disciplinare -Compreso cessazione del rapporto di lavoro .

La documentazione sui dipendenti, quando necessaria, è generalmente sia positiva che negativa. È fattuale, non giudicante. Descrive gli eventi mentre accadono, non sulla base delle opinioni e dei pensieri di chi guarda sull'evento. La documentazione descrive anche le azioni che sono state intraprese in casi importanti come il riconoscimento formale dei dipendenti o l'adozione di misure disciplinari.

Ricorda che devi creare una documentazione il più vicino possibile a quando si verifica l'incidente in modo che i record siano tempestivi, dettagliati e accurati.

In un procedimento legale, la documentazione sulle prestazioni passate di un dipendente è spesso fondamentale per il risultato che il datore di lavoro sperimenta dall'evento. L'obiettivo è fornire un quadro corretto delle prestazioni del dipendente senza concentrarsi esclusivamente sugli eventi negativi.

Tipi di documentazione

Politiche, procedure, i Il manuale dell'impiegato , e piani di sviluppo delle prestazioni sono anche forme di documentazione che registrano comportamento previsto dei dipendenti e requisiti sul posto di lavoro per mantenere un posto di lavoro ordinato ed equo in cui i dipendenti sappiano cosa ci si aspetta da loro.

I registri sono anche le dichiarazioni scritte dell'imputato, dell'accusatore e dei testimoni di eventi ostili sul posto di lavoro che coinvolgono la cattiva condotta dei dipendenti come molestie sessuali o un'altra grave trasgressione.

Questa documentazione include anche registrazioni permanenti come la domanda di lavoro firmata, scritta riferimenti occupazionali , materiali di candidatura come curriculum e lettere di presentazione e controlli dei precedenti. Tenuto da parte fascicolo personale dei dipendenti , altri documenti come il modulo I-9 (che verifica l'idoneità del dipendente a lavorare negli Stati Uniti), così come le cartelle cliniche, record FMLA , e così via.

La documentazione può anche essere informale come nel registro di un manager delle sue discussioni con un dipendente nel corso di un anno. È importante che gestori conservare questa documentazione su tutti i membri del personale che effettuano le segnalazioni. Nessun dipendente dovrebbe essere escluso a causa delle prestazioni per la documentazione. Questo trattamento di un dipendente in modo diverso rispetto agli altri potrebbe essere interpretato come discriminazione in un secondo momento.

La documentazione può essere formale e conservata presso il dipendente fascicolo del personale . I dipendenti sono tenuti a firmare questa documentazione per confermare di aver ricevuto una copia e di aver esaminato il contenuto nella loro interezza. La firma del dipendente non significa accordo con le affermazioni nella documentazione.

Uso della documentazione

Si raccomanda inoltre di documentare gli incidenti critici, positivi o negativi, in modo che i manager abbiano un registro delle prestazioni dei dipendenti per un periodo di tempo.

Le organizzazioni possono utilizzare la documentazione che conservano in altri modi. Questi possono includere procedure, istruzioni di lavoro e istruzioni di software per computer solo per citarne alcuni, ma ai fini della funzione delle risorse umane, questi sono gli usi comuni della documentazione. La sezione successiva delinea le istruzioni su come documentare appropriatamente .

Esempi di documentazione sulle prestazioni

La documentazione sulle prestazioni di un dipendente ti consentirà di farlo disciplina , terminare , o equamente promuovere, premiare e riconoscere dipendenti. Senza documentazione, presentare una causa per una di queste azioni è difficile e potenzialmente rischioso per il datore di lavoro.

Il datore di lavoro deve evitare qualsiasi potenziale accusa circa il trattamento discriminatorio dei dipendenti . A parte tutta la legalità, i buoni datori di lavoro vogliono creare un ambiente di lavoro che sia equo, coerente e favorevole agli obiettivi dei dipendenti e ai piani di carriera.

Questo ambiente è supportato dalla documentazione professionale del manager sulle prestazioni dei dipendenti, sia comportamenti elogiativi che azioni che necessitano di correzione o miglioramento. Come documentarli è stato discusso in precedenza in dettaglio. Le seguenti situazioni forniscono ulteriori esempi di documentazione appropriata.

Documentare il ritardo e l'assenteismo

Sbagliato:

Mark di solito è in ritardo al lavoro. Mark perde troppo lavoro.

Destra:

1 aprile: Marco si è ammalato e ha perso otto ore di lavoro.

4 aprile: Mark è arrivato al lavoro alle 10:00, con due ore di ritardo rispetto all'orario di inizio previsto.

6 aprile: Mark ha fissato un appuntamento dal medico e poi è rimasto a casa per far installare una nuova fornace.

12 aprile: Marco si è ammalato e ha perso otto ore di lavoro.

Documentare le prestazioni

Sbagliato:

Maria è inaffidabile. Non fa quasi mai quello che si è impegnata a fare.

Destra:

2 maggio: Mary ha promesso che la prima bozza della proposta di prodotto sarebbe stata disponibile per la revisione durante l'incontro settimanale di oggi. Mary non ha prodotto una bozza di documento come previsto. Ha detto che era stata troppo occupata e che le persone di cui aveva bisogno dell'aiuto non erano tornate con lei.

Il manager ha risposto: di che aiuto avevi bisogno? Informazione? Chi non ti ha risposto e di cosa avevi bisogno?

Carl e Michael dovevano aggiornare Mary sui loro progressi.

Cosa ti rende così impegnato da non aver avuto il tempo di portare a termine il tuo impegno? Prende troppi impegni con orari limitati per adempierli.

Cosa posso fare per aiutarti?

Quando renderai disponibile la bozza del documento per la revisione?

Insomma

Questi esempi forniscono una panoramica dell'aspetto della documentazione efficace rispetto alla documentazione scritta in modo errato. Segui questo consiglio per documentare in modo efficace e legale le politiche, le prestazioni e gli eventi sul posto di lavoro.

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