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Come scrivere e inviare messaggi e-mail professionali

Marketing via email

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Che tu stia cercando lavoro, creando nuove connessioni di rete o semplicemente cercando di eccellere nel tuo attuale lavoro, è essenziale sapere come scrivere e inviare messaggi di posta elettronica professionali.

Questo può essere più difficile di quanto sembri. Molti professionisti si sono abituati a un approccio molto informale all'e-mail nelle loro vite personali. Mentre lo slang, le emoticon e il linguaggio testuale di solito vanno bene quando invii un'e-mail agli amici intimi, non volano nella corrispondenza di lavoro. È importante sapere come ripulire le tue comunicazioni quando necessario.

Quando potrebbe essere necessario inviare un'e-mail professionale? Ci sono un certo numero di possibilità. Potrebbe essere necessario inviare il tuo lettera di presentazione ad un potenziale datore di lavoro, a lettera di ringraziamento a un collega che ha accettato di essere a riferimento , una lettera di dimissioni al tuo attuale capo o una richiesta di una lettera di raccomandazione .

Potresti avere altri motivi per inviare e-mail non personali e, in effetti, è una buona idea assicurarsi che tutte le tue e-mail siano organizzate e professionali.

Ogni volta che invii messaggi di posta elettronica professionali, è davvero importante assicurarsi che il messaggio sia perfetto. Non vuoi sprecare un'opportunità commettendo errori, né nel modo in cui invii le e-mail o nel modo in cui ne tieni traccia.

Scopri cosa includere nei tuoi messaggi, cosa non includere e come chiudere, firmare e inviare i tuoi messaggi di posta elettronica.

Linee guida per i messaggi di posta elettronica professionali

Rivedi questi passaggi per scrivere un'e-mail professionale di alta qualità e farai sempre un'ottima impressione sul destinatario.

Linee guida per l

Illustrazione di Melissa Ling. L'equilibrio

Cosa includere nel tuo messaggio di posta elettronica

  • Linea tematica: La riga dell'oggetto dovrebbe trasmettere in modo conciso il tuo scopo per la scrittura. La riga dell'oggetto può essere semplice come 'Grazie' o 'Richiesta di raccomandazione'.
  • Saluto: Anche se stai scrivendo un'e-mail molto breve, includere un saluto . Se conosci il nome della persona, includilo. A meno che tu non sia in base al nome della persona, chiamala per titolo.
  • Lunghezza: Mantieni la tua email il più concisa possibile. Le persone tendono a scremare le email lunghe, quindi includi solo le informazioni essenziali.
  • Chiusura: cancella la sottoscrizione con un breve 'Grazie', 'Migliore' o un altro semplice saluto, e poi il tuo nome. La maggior parte degli account e-mail ti consente di incorporare una firma con il tuo nome, titolo e informazioni di contatto in ogni e-mail. È un modo fantastico per rendere ogni corrispondenza più professionale.

Cosa non includere nel tuo messaggio di posta elettronica

  • Stile carattere: Evita i caratteri decorati, giocosi o colorati; questi semplicemente distraggono il destinatario dal tuo messaggio reale. Evita anche di abusare di grassetto e corsivo, che fanno sembrare un'e-mail disordinata. Non scrivere nemmeno in maiuscolo; questo si presenta come arrabbiato o sovraeccitato in un'e-mail.
  • Emoticon: Non includere emoticon in un'e-mail professionale; salvali per corrispondenza personale.

Suggerimenti per garantire messaggi e-mail professionali perfetti

Dopo aver scritto la tua email, segui tutti questi passaggi prima di fare clic sul pulsante di invio:

  • Assicurati che il tuo messaggio sia completo: Ricontrolla per assicurarti che il linea tematica della tua email è compilata, hai inclusa una firma , stai inviando il messaggio alla persona di contatto giusta e hai compilato il campo Bcc campo per inviare una copia a te stesso, in modo da avere una registrazione del messaggio di posta elettronica.
  • Prova il tuo messaggio e-mail: Prima di premere invia, assicurati anche di eseguire il controllo ortografico e di controllare la grammatica e le maiuscole. Sono importanti tanto nella corrispondenza via e-mail quanto in una lettera cartacea.
  • Invia un messaggio e-mail di prova: Prima di inviare effettivamente la tua e-mail, invia prima il messaggio a te stesso per verificare che la formattazione funzioni e che nulla sembri fuori posto. Se tutto sembra a posto, vai avanti e invia l'e-mail all'azienda o alla persona che stai contattando.
  • Invia una copia del messaggio e-mail a te stesso: Utilizzare il Bcc campo per inviare una copia del messaggio e-mail a te stesso, in modo da avere una registrazione di quando hai inviato il messaggio e a chi lo hai inviato. Puoi anche trovare queste informazioni nella cartella inviata.
  • Archivia le tue copie: Con molti programmi di posta elettronica puoi impostare cartelle per facilitare la ricerca di email passate importanti. Imposta cartelle per tutte le e-mail di ricerca di lavoro e altre e-mail professionali e archivia le tue copie dopo aver inviato i messaggi.

Esamina gli esempi di messaggi di posta elettronica professionali

Esempio di messaggio di posta elettronica n. 1: lettera di dimissioni

Linea tematica: Dimissioni – Bob Smith

Cara signora Jones,

Sto scrivendo per presentare le mie dimissioni per la mia posizione di coordinatore di unità presso il Town Hospital, a partire dal 10 giugno.

Sono più grato di quanto possa dire per tutto il tuo supporto e assistenza negli ultimi cinque anni. Lavorare qui è stato un'istruzione di prim'ordine nel lavoro di squadra, nell'amministrazione sanitaria e nel portare a termine il lavoro. Mi mancherà lavorare con tutti voi e spero che rimarrete in contatto.

Per favore fatemi sapere se posso essere di aiuto durante la transizione.

Cordiali saluti,

Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567

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Esempio di messaggio e-mail n. 2: richiesta di riferimento

Materia: Cynthia Dailey: richiesta di riferimento

Cara Barbara Cho,

Recentemente su LinkedIn, ho individuato un annuncio di lavoro per la posizione di assistente marketing presso XYZ Corp. Dato che so che sei lì da diversi anni, mi chiedevo se potresti essere disposto a darmi un referral per il lavoro.

Sono stato particolarmente entusiasta di vedere che il lavoro prevede un intenso lavoro con il tuo team su campagne di email marketing e social media. Dall'ultima volta che abbiamo lavorato insieme in ABC LLC, ho acquisito una vasta esperienza con HubSpot, Google Analytics e SurveyMonkey. Mi piacerebbe mettere queste abilità al servizio di XYZ.

Ho allegato una copia del mio curriculum e un link al mio portfolio, così puoi vedere la mia esperienza recente. Per favore fatemi sapere se avete domande o se volete vedere altri campioni del mio lavoro.

Migliore,

Cinzia Dailey

cinzia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

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  • Compitazione e grammatica: Solo perché stai scrivendo un'e-mail non significa che dovresti essere sciatto sull'ortografia e sulla grammatica. Modifica la tua email con attenzione prima di inviarlo. Un messaggio privo di errori dice al destinatario che la tua email dovrebbe essere presa sul serio.

Da asporto chiave

Mantienilo professionale: La corrispondenza commerciale dovrebbe essere rifinita, anche quando la invii tramite e-mail.

Sii conciso: Raggiungi il punto e sii il più chiaro possibile su ciò di cui hai bisogno o che hai da offrire.

Modifica, correzione bozze, test: Assicurati che il tuo messaggio sia privo di errori e refusi. Invia un messaggio di prova a te stesso prima di premere invia.

Tenere un registro: Bcc te stesso sulla corrispondenza importante e archivia ogni messaggio nella cartella e-mail appropriata per riferimento futuro.

Da asporto chiave

Mantienilo professionale: La corrispondenza commerciale dovrebbe essere rifinita, anche quando la invii tramite e-mail.

Sii conciso: Raggiungi il punto e sii il più chiaro possibile su ciò di cui hai bisogno o che hai da offrire.

Modifica, correzione bozze, test: Assicurati che il tuo messaggio sia privo di errori e refusi. Invia un messaggio di prova a te stesso prima di premere invia.

Tenere un registro: Bcc te stesso sulla corrispondenza importante e archivia ogni messaggio nella cartella e-mail appropriata per riferimento futuro.

Fonti dell'articolo

  1. Diari saggi. ' Il lato oscuro di uno smiley: effetti delle emoticon sorridenti sulle prime impressioni virtuali ,' Accesso effettuato il 19 novembre 2019

  2. Ufficio per l'accessibilità a Internet. ' I migliori caratteri da utilizzare per l'accessibilità a Internet ,' Accesso effettuato il 19 novembre 2019.

  3. Università di Pittsburgh. ' Utilizzo della funzione Blind Carbon Copy (BCC) nell'e-mail ,' Accesso effettuato il 19 novembre 2019.