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Come scrivere una richiesta di offerta

Crea una richiesta di offerta che ti porterà risultati

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Paul Bradbury / Getty Images



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Una richiesta per proposta , a volte chiamato RFP o RFQ ('richiesta di preventivo'), è un documento che un'azienda rilascia quando desidera acquistare un prodotto e vuole rendere le sue specifiche disponibili al pubblico. Questo è solitamente il caso in cui diverse aziende faranno offerte per il lavoro e la RFP invita a prezzi più competitivi. Ma, se non prepari correttamente la richiesta di offerta, il tuo sforzo potrebbe produrre offerte che sono una perdita di tempo o, peggio, nessuna offerta. Ecco come creare una richiesta di offerta per garantire i migliori risultati.

Difficoltà: Media

Tempo richiesto: Diversi giorni

Fai i tuoi compiti

Scopri cosa ti serve, cosa vuoi e cosa è possibile prima di iniziare a scrivere la tua richiesta di offerta. Non emettere una richiesta di offerta per una macchina in grado di produrre 1.500 widget all'ora se non ne hai mai venduti più di 25 al mese. Non ha senso emettere una richiesta di offerta per un'auto ad alta potenza quando un messaggero può attraversare il traffico altrettanto velocemente su una bicicletta.

Distinguere tra i tuoi bisogni e desideri

Se desideri acquistare un'applicazione in grado di trasmettere le immagini tra la sede e i tuoi furgoni in cantiere, puoi specificare il numero di immagini necessarie al secondo, la dimensione massima delle immagini necessarie e la risoluzione necessaria. Anche se potrebbe essere bello avere quelle immagini a colori, decidi se è davvero necessario. Se hai davvero bisogno di un determinato specifico, usa parole come 'volontà', 'deve' e 'deve'. Ciò indica che questi sono i requisiti. Le specifiche che sono semplicemente 'desideri' dovrebbero essere identificate da parole come 'può', 'può' e 'facoltativo'.

Decidi come sarà il vincitore

Le proposte che riceverai in risposta alla tua RFP saranno diverse. Ogni azienda che risponde avrà diversi punti di forza e di debolezza. Alcuni si concentreranno sul costo più basso. Altri si concentreranno sulla migliore qualità. E altri offriranno un set completo di funzionalità. Decidi in anticipo cosa stai cercando: il costo più basso, la consegna più veloce o una combinazione dei due.

Organizza il documento

Qualsiasi cosa tu scrivi per affari dovrebbe essere riflessa molto e dovrebbe essere organizzata. Uno schema è un buon punto di partenza. Come minimo, avrai bisogno di sezioni per un'introduzione, requisiti, criteri di selezione, tempistiche e processi. Molte di queste sezioni avranno delle sottosezioni.

Scrivi l'introduzione

Qui è dove spiegherai ai potenziali offerenti perché stai pubblicando la richiesta di offerta e cosa speri di ottenere così facendo. L'introduzione può anche includere una sintesi dei punti chiave estratti dalle altre sezioni, inclusa la data di scadenza. L'introduzione di una richiesta di offerta per un sistema di trasmissione di immagini potrebbe essere simile a questa: 'La società XYZ richiede proposte per un sistema altamente affidabile e facile da usare in grado di trasmettere immagini dalla sede principale ai furgoni in qualsiasi parte dell'area metropolitana.Le offerte reattive devono pervenire entro lunedì 5 marzo 2007 alle 8:00 PST.'

Spiega i requisiti

Questa sezione è una delle più importanti e di solito richiede più tempo. Dovrai specificare la dimensione e la nitidezza delle immagini da trasmettere e la velocità necessaria. Sii specifico, ma non dire agli offerenti come vuoi che il lavoro venga portato a termine, a meno che non sia essenziale. Potresti voler suddividere questa parte in sottosezioni. Ad esempio (a) dimensione e qualità dell'immagine (b) trasmissione, che potrebbe includere sia la velocità desiderata che eventuali requisiti che rendono sicura la trasmissione (c) opzioni desiderate, in cui è possibile elencare il colore come opzione desiderabile.

Criteri di selezione

Qui è dove dici agli offerenti come selezionerai l'offerta vincente. Puoi divulgare quanto vuoi o quanto poco vuoi. È una buona idea includere una frase del tipo: 'L'eventuale offerente vincente sarà selezionato esclusivamente dal giudizio della società XYZ'. Potresti voler creare un foglio di calcolo che assegna a ciascuna offerta un determinato intervallo di punti in ciascuna categoria. Quindi, chiedi a una squadra di scegliere la migliore offerta tra quelle con i primi tre punteggi.

Linea del tempo

Questa sezione indica alle aziende quanto velocemente devono agire e quanto tempo dovrebbe richiedere il processo. Sii ragionevole quando stabilisci le tue scadenze. Non chiedere proposte per sistemi complessi, quindi concedere agli offerenti solo pochi giorni per rispondere. Concedi più tempo per preparare un'offerta se la tua richiesta di offerta è ampia, se l'acquisto desiderato è complicato o se hai bisogno di una risposta molto dettagliata. Questo è anche il punto in cui puoi dire agli offerenti quanto tempo impiegherà il processo di valutazione quando riceveranno una notifica in caso di esito positivo e quanto tempo dovranno consegnare ciò che hanno promesso.

Processi

Usa questa sezione per spiegare come funzionerà il processo, dall'invio della richiesta di offerta all'aggiudicazione dell'appalto e quando inizierà il lavoro. Questa sezione potrebbe dire: 'Le offerte sono dovute alla data specificata nel passaggio 8 sopra. Tutte le offerte verranno esaminate per assicurarsi che soddisfino tutti i requisiti e siano reattive. Tutte le offerte reattive verranno valutate in X categorie (puoi nominare le categorie se lo desideri) e le prime tre offerte verranno valutate dal team di proposta per selezionare l'offerente vincente e un sostituto. I negoziati con l'offerente vincitore dovrebbero portare all'aggiudicazione del contratto entro due settimane'.

Decidi come inviare la richiesta di offerta

La maggior parte delle richieste di offerta vengono inviate per posta, ma non è necessario che lo siano. Puoi inviare una richiesta di offerta via e-mail o pubblicarla sul sito Web della tua azienda. Assicurati solo di specificare il nome (o il numero di offerta) che gli offerenti devono utilizzare per identificare la richiesta di offerta a cui stanno rispondendo.

Decidi chi riceverà la richiesta di offerta

Potresti aver già identificato i fornitori da cui desideri acquistare. La tua azienda potrebbe anche avere un elenco di fornitori accettabili. In caso contrario, puoi trovare possibili fornitori tramite il tuo rete professionale , effettuando ricerche online o chiedendo consigli a fornitori di fiducia di altri materiali. Non limitare il tuo elenco di chi riceve la tua RFP solo alle grandi aziende o ai fornitori affermati. Potresti trovare idee migliori e prezzi ancora migliori da venditori più piccoli che sono spesso più desiderosi di vincere la tua attività.

Avvisare il vincitore

Una volta completati tutti i passaggi precedenti, è il momento di fare il salto e notificare alla RFP vincitrice che è ora di andare avanti con il progetto.