Come rispondere alle domande di revisione interna
I revisori interni approfondiscono le azioni e i doveri di tutti i dipendenti e dipartimenti all'interno di un'azienda per scoprire modi per migliorare il funzionamento dell'organizzazione nel suo insieme. A prima vista, sembra che si inseriscano dove non appartengono, ma in realtà svolgono un ruolo fondamentale nella protezione e nel miglioramento delle loro organizzazioni.
I dipendenti incontreranno audit interni
La maggior parte delle società private e pubbliche conduce controlli interni regolari per assicurarsi di essere sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi e le missioni dell'azienda. Il governo completerà anche controlli interni regolari. E, mentre attraversi il tuo carriera nel servizio pubblico , ci sono buone probabilità che tu debba rispondere alle domande poste dai revisori interni.
Nella stragrande maggioranza dei casi, i revisori si limitano a raccogliere informazioni. Ad esempio, potrebbero cercare di capire come funziona la tua parte dell'organizzazione.
Non c'è bisogno di irrigidirsi quando un interno revisore dei conti ti parla. I revisori interni sono professionisti che cercano semplicemente di svolgere il proprio lavoro quotidiano. Certo, il loro lavoro può mettere a disagio te e gli altri. Individuano i punti deboli nei sistemi e raccomandano azioni correttive.
Ma alla fine, fanno funzionare meglio le loro organizzazioni e le tue risposte alle loro domande sono fondamentali per far sì che ciò accada. Quindi ecco tre suggerimenti per rispondere ai revisori interni quando vengono a bussare alla tua porta.
Rispondi onestamente
yoh4nn / Getty Images
I revisori interni sanno quando qualcosa non torna. Non dare loro un motivo per dubitare della tua credibilità essendo qualcosa di meno di completamente onesto .
Se non conosci la risposta a una domanda, non provare a bluffare. Finirai per farti sembrare sciocco quando troveranno la vera risposta. La scelta di gran lunga migliore è semplicemente dire che non conosci la risposta. Se è qualcosa che puoi ricercare per loro, offriti di farlo. Potrebbero accettare l'offerta o potrebbero già avere alcune idee su come ottenere la risposta.
Quando pensi che ai revisori interni potrebbe non piacere la tua risposta, non esitare a fornire la tua risposta. Vogliono capire le cose come esistono realmente, quindi anche quando la tua risposta non è ciò che renderà il loro lavoro più facile o ciò che si aspettano di sentire, hanno bisogno di sapere la verità.
Supponiamo che non sappiano nulla della tua area di competenza
I revisori interni sono generalmente persone acute, ma non possono essere esperti in tutto. Alcuni concentrano la loro formazione professionale e lavorano su aspetti particolari dell'internal auditing, come i sistemi informativi o le finanze, ma non danno per scontato che conoscano la tua area di competenza.
Sembra un dato di fatto, ma è facile scivolare nell'uso del gergo o saltare i passaggi quando si descrivono i processi. Ciò che per te è un'azione sconsiderata probabilmente non lo è per il revisore interno che cerca di comprendere i tuoi processi aziendali. Pensa a ogni azione che fai. Qualcosa che potrebbe sembrare un passo per te potrebbe essere diversi passaggi che hai fuso insieme nella tua mente attraverso anni di ripetizioni.
Anche quando la conversazione sembra noiosa ed eccessivamente semplice, ricorda che gli auditor interni cercano di scomporre i processi nelle loro attività più piccole. Solo allora possono trovare dove i processi possono andare storti.
Collega i punti per loro
Non solo i revisori interni decostruiscono i processi nei minimi dettagli, ma cercano anche l'interconnessione tra persone e processi. Cercano tutte le persone coinvolte in un processo per vedere chi deve essere coinvolto, chi non è coinvolto ma deve esserlo, come interagiscono queste persone e se sono in atto controlli sufficienti per prevenire o catturare frodi, sprechi o abusi .
Quando rispondi ai revisori interni, indica dove tu e i tuoi processi interagite con gli altri e i loro processi. Collegare i punti in questo modo dà loro un'immagine più chiara di come funziona l'organizzazione nel suo insieme. Tali informazioni forniscono inoltre ai revisori interni indicazioni su con chi parlare e dove trovare ulteriori informazioni.