Come implementare un piano di lavoro a distanza a lungo termine

Puoi soddisfare sia le esigenze dei tuoi dipendenti che quelle aziendali

•••

Getty Images/Westend61

Il lavoro a distanza è diventato la norma per aziende che vanno da Twitter e Google alle piccole e medie imprese. Le statistiche mostrano che un numero significativo di lavoratori rimane preoccupato sul ritorno in ufficio e che il lavoro a distanza a lungo termine ha effettivamente migliorato la loro produttività.

Nel sondaggio sullo stato del lavoro a distanza del 2020 condotto da Owl Labs in collaborazione con Global Workplace Analytics, l'81% degli intervistati pensa che il proprio datore di lavoro sosterrebbe il lavoro a distanza post-COVID-19, mentre il 29% pensa che la propria azienda lo sosterrà di più. Inoltre, il 77% degli intervistati ha affermato che lavorare da casa dopo il COVID-19 li renderebbe più felici e, forse più in particolare, quasi la metà degli intervistati cercherebbe un altro lavoro se il lavoro da casa non fosse più consentito.

Quindi, se lo trovi lavoro a distanza è nel migliore interesse della tua azienda e dei dipendenti, come si fa a fare un piano per il lavoro a distanza a lungo termine da casa e a radunare il proprio team attorno all'idea? Se scegli di seguire questo percorso, saresti in buona compagnia poiché Global Workplace Analytics prevede che il 25%-30% della forza lavoro continuerà a lavorare da casa per più giorni alla settimana entro la fine del 2021.

Definisci la tua visione per il lavoro a distanza a lungo termine

Come datore di lavoro, considera prima alcuni criteri stabilire e implementare la tua visione per un piano di lavoro a distanza da casa. Il principale tra i criteri è quello di sondare i dipendenti per determinare i loro stati d'animo e le loro esigenze. Scopri quale percentuale dei tuoi dipendenti e dei loro team desidera continuare a lavorare da remoto e per quanti giorni alla settimana preferirebbero entrare in ufficio.

Grazie a queste informazioni, puoi quindi determinare e condividere i tuoi obiettivi per consentire ai dipendenti di lavorare in remoto a lungo termine. Assicurati di esserlo coinvolgendo un numero significativo di dipendenti nello sviluppo di questi piani.

Un approccio consigliato consiste nel chiedere alla dirigenza senior di implementare un processo di coinvolgimento dei dipendenti che potrebbe includere riunioni a tutti gli effetti, sondaggi aggiuntivi e votazioni. Non sottovalutare l'importanza di coinvolgere i membri del tuo team nel prendere decisioni sul loro futuro lavorativo.

Gli obiettivi che deciderai dovranno includere:

Articolare una visione generale di ciò che speri di ottenere consentendo ai dipendenti di lavorare a distanza a lungo termine da casa in modo che supportino il piano
Aiutare i tuoi dipendenti a rimanere in salute
Raggiungere ulteriori aumenti della produttività grazie al comfort dei dipendenti e alla riduzione dei tempi di pendolarismo
Creare un morale dei dipendenti più positivo e tassi di fidelizzazione più elevati
Considerazioni finanziarie come l'affitto di meno spazi per uffici, l'affitto di spazi che possiedi e l'adeguamento del piano dell'edificio per ospitare meno spazio per i dipendenti

Risparmiare il costo del viaggio d'affari
Allestimento di postazioni di lavoro e aree di uso comune per soddisfare l'esigenza di distanziamento personale
Assicurati di fornire alla tua forza lavoro remota la tecnologia e le apparecchiature per ufficio più recenti e potenti
Mettere a disposizione il supporto emotivo e l'equilibrio tra lavoro e vita privata di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno
Determinare quali posizioni possono lavorare in modo fattibile da remoto e con quale frequenza, mantenendo il servizio clienti e la redditività aziendale
Fornire gli strumenti adeguati in modo che il flusso di lavoro sia stabile e mantenuto, come chiedere ai team di lavorare nelle ore lavorative principali e organizzare riunioni settimanali

Infine, e forse la cosa più importante, conferire potere ai tuoi manager è fondamentale per l'efficacia e il successo del tuo piano di lavoro a distanza a lungo termine. Come sottolinea Gallup, nessun altro ruolo in un'organizzazione ha maggiore influenza e il modo in cui i manager guidano i loro team e posizionano ogni membro del team per il successo è fondamentale per la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti.

Politiche per supportare un piano di lavoro a distanza a lungo termine

Se i tuoi dipendenti svolgono da tempo il lavoro a distanza da casa, è probabile che tu abbia riformulato politiche e pratiche per supportare questa nuova inaspettata normalità. In futuro, queste sono alcune delle politiche e delle pratiche delle risorse umane a cui potresti voler dare la priorità per modificare e aggiornare per il lavoro a distanza a lungo termine da casa.

Le regole, le norme e le metriche chiave che dovrai sviluppare per preservare e migliorare la tua cultura e i tuoi valori organizzativi

( Esempio : Offerta attività virtuali di social networking e team building e riconoscimento dei dipendenti)

Come sostieni emotivamente i tuoi dipendenti e li aiuti a praticare l'equilibrio tra lavoro e vita privata

( Esempio : Considerando il sostegno all'assistenza all'infanzia per i genitori che lavorano e politiche di congedo dei dipendenti più flessibili per accogliere la nuova normalità)

Come riallocare i risparmi dell'infrastruttura quando si riduce la necessità di spazio per uffici ( Esempio: Fornire bonus superiori ai dipendenti, aggiornare la loro tecnologia alla più recente, più veloce e interattiva, fornire laptop e stampanti ai dipendenti che ne hanno bisogno e enfatizzare la formazione e lo sviluppo in modo che i dipendenti continuino ad apprendere nuove competenze)
Affrontare la capacità dei dipendenti di lavorare in sicurezza in ufficio secondo necessità

( Esempio : Affrontare le esigenze di distanziamento degli uffici, rendere disponibili scrivanie temporanee in una configurazione alberghiera e fornire servizi igienico-sanitari extra e pulizia degli spazi di lavoro)

Determinazione delle ore previste e dei requisiti della forza lavoro

(Esempio : Sottolineando che tutte le norme e i regolamenti esistenti si applicano nel luogo di lavoro remoto come in ufficio, quindi non saranno tollerate molestie o altri comportamenti ostili. Inoltre, sottolineando che ci si aspetta che ogni dipendente lavori nelle ore centrali secondo necessità.)

Guardando come e chi assumi e a bordo. Vorrai assumere persone che prospereranno lavorando in remoto e il lavoro a distanza a lungo termine amplia la tua capacità di assumere persone a livello globale purché comprendi le esigenze dei team per il contatto di persona.

( Esempio : Assumere persone da altri stati e sviluppare un processo di formazione e onboarding dei dipendenti a distanza)

Sottolineando la necessità per i dipendenti di documentare i propri risultati in termini di prestazioni e rimanere in contatto regolarmente con i propri manager per discutere gli obiettivi di carriera a breve e lungo termine e le esigenze di sviluppo

( Esempio : Pianificazione di una chiamata Zoom per aggiornare il manager sullo stato di avanzamento del progetto o richiedere feedback su come stanno andando)

Come radunare i dipendenti attorno al lavoro a distanza a lungo termine

Seguendo i consigli di cui sopra, puoi costruire le basi che aiuteranno i tuoi dipendenti a riunirsi attorno al concetto di lavoro a distanza. Il primo passo è coinvolgere i dipendenti utilizzando i sondaggi per identificare i loro desideri e le loro preoccupazioni. Quindi, il coinvolgimento dei dipendenti nella determinazione delle aspettative e delle esigenze sia del posto di lavoro in loco che delle postazioni di lavoro remote viene in secondo luogo.

Questo è seguito dall'informare i dipendenti su cosa puoi ospitare e cosa non funzionerà e perché. Quindi, chiedi aiuto ai tuoi dipendenti per la risoluzione dei problemi, forse hanno risposte che i dirigenti senior non hanno trovato.

Infine, chiedi ai tuoi manager di fare un piano per i rispettivi team su come realizzeranno questi 10 imperativi di cultura di supporto:

Comunicazione e risoluzione dei problemi
Stabilire norme di comportamento, interazione e contributo
Determinare quanto tempo i tuoi dipendenti desiderano incontrare con i loro manager e fare in modo che prendano in considerazione le diverse esigenze di ciascun lavoratore
Costruire la fiducia e mantenere una cultura del lavoro globale efficace e solidale
Misurare la produttività e la qualità in modo obiettivo in modo che abbiano meno problemi di fiducia con i dipendenti
Affrontare i sentimenti di isolamento, solitudine e solitudine dei dipendenti
Concordare la quantità di tempo necessaria al team per stare insieme in ufficio

Affrontare le sfide della collaborazione, i risultati e la risoluzione dei conflitti
Determinare l'orario di lavoro appropriato che favorirà la collaborazione rispettando la necessità di un equilibrio tra lavoro e vita privata
Sviluppare un metodo per la valutazione complessiva periodicamente del nuovo esperimento di lavoro da casa part-time o full-time

Se i tuoi team affrontano efficacemente ciascuno di questi problemi e valuti periodicamente se i piani stanno funzionando tenendo il dito sul polso del morale dei dipendenti, potresti scoprire che la nuova normalità soddisfa meglio le esigenze di tutti. E così facendo, puoi creare una situazione vantaggiosa per tutti mentre forgi un nuovo terreno.

Fonti dell'articolo

Laboratori di gufi. Stato del lavoro a distanza 2020: Edizione COVID . Accesso il 4 novembre 2020.
Analisi globale del posto di lavoro. Lavoro a casa dopo il COVID-19: la nostra previsione . Accesso il 4 novembre 2020.
Gallup. Come creare fiducia e aumentare la produttività all'interno di team remoti . Accesso il 4 novembre 2020.