Come il personale delle risorse umane deve pensare ai problemi
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La domanda del dipendente sembra semplice, diretta e dovrebbe essere facile rispondere. Destra? Non se il tuo lavoro è nelle risorse umane. Anche la domanda più semplice dei dipendenti solleva innumerevoli bandiere rosse per il team delle risorse umane di un datore di lavoro. Ancora una volta, percorri quel sentiero a cinque punte. Come si soddisfano tutte e cinque le parti interessate trattando in modo equo l'attuale dipendente?
Cosa è meglio per il datore di lavoro? Cosa è meglio per il dipendente? Cosa è legale o richiesto da un'agenzia governativa? Qual è il precedente per le decisioni future e per il trattamento equo dei dipendenti? Quale decisione ti farà querelare con tutti i costi e l'aggravamento simultanei?
Non puoi prendere una decisione a meno che la decisione non soddisfi tutte e cinque le parti interessate, in una certa misura. C'è davvero da meravigliarsi che a volte sia lo stakeholder dei dipendenti a soffrire? Ecco come le persone delle Risorse umane devono pensare e prendere decisioni per rispondere a una domanda dei dipendenti. Usiamo come esempio la modifica di questa politica di viaggio della fiera aziendale.
Come le risorse umane pensano, prendono decisioni e rispondono alle domande
La domanda posta da un lettore sembrava abbastanza semplice. Un dipendente, che viaggia per affari dell'azienda in occasione di fiere e altri eventi per i clienti, desiderava prolungare il suo tempo nella città degli eventi utilizzando il tempo delle ferie. Nessun problema.
Nessun problema, cioè, fino a quando l'HR non lo ha informato di come i giorni sarebbero stati addebitati ai suoi ferie pagate . Con simpatia sia per le risorse umane che per il dipendente, ecco come una persona delle risorse umane deve pensare e prendere decisioni.
Il dipendente si è recato domenica a una fiera. (Nessun problema con questo tempo di viaggio; l'azienda, per politica, che tutti i dipendenti capiscono, non paga il tempo di viaggio per il fine settimana dipendenti esenti .) Il dipendente ha lavorato dal lunedì al mercoledì alla fiera e ha voluto iniziare a utilizzare il giorno delle ferie dopo l'evento.
Va bene, ha detto il Manager delle Risorse Umane , giovedì e venerdì sono giorni di ferie. No, ha risposto il dipendente, giovedì normalmente tornerei in azienda; dato che quel giorno sarebbe stato pagato come parte della mia normale settimana lavorativa, non è giusto farmi prendere un giorno di ferie per coprire il giovedì. Sei con me?
Il pensiero delle risorse umane e il processo decisionale iniziano a girare
Va bene, dice il responsabile delle risorse umane, la cui prima inclinazione è quella di addebitare il giovedì come giorno di ferie poiché il dipendente, di fatto, non sta usando la giornata per tornare in azienda. La persona delle risorse umane, giustamente, non vuole dover prendere decisioni sui periodi di ferie dei dipendenti caso per caso, per i dipendenti che partecipano a eventi sponsorizzati dall'azienda.
Verificando con un paio di CEO e un'altra persona delle risorse umane, entrambe le decisioni hanno avuto sostenitori. Se il dipendente doveva tornare dalla conferenza mercoledì e lavorare giovedì, giovedì dovrebbe essere un giorno di ferie.
Se il giovedì fosse normalmente un giorno di viaggio, conterebbe come un giorno lavorativo, non come un giorno di vacanza. In circostanze normali, sarebbe comunque tornato indietro e la compagnia non dovrebbe penalizzarlo perché ha prolungato il suo soggiorno con una vacanza.
Ma ha scelto di non tornare indietro ma di andare in vacanza, hanno detto i dissidenti. Questo non è un problema dell'azienda e paghiamo il tempo di viaggio solo se il dipendente utilizza il giorno feriale per tornare indietro. Dal momento che non paghiamo il tempo di viaggio nei fine settimana e non esiste un giorno di viaggio, i dipendenti dovrebbero essere pagati solo se stanno lavorando.
Inoltre, normalmente un dipendente, a meno che non sia stato assegnato allo smontaggio dello stand, dovrebbe tornare mercoledì e presentarsi al lavoro giovedì. Potrebbe organizzare un arrivo in ritardo con il suo manager se il suo volo fosse arrossato.
In tal caso, non c'è dubbio, il giovedì dovrebbe essere addebitato come giorno di ferie. Ma qual è stata la pratica passata in azienda? I dipendenti dovrebbero tornare mercoledì, se possibile, o giovedì il giorno normale di viaggio per il ritorno.
La maggior parte dei dipendenti desidera tornare a casa e lavorare il prima possibile. Quindi, tornano a casa mercoledì se è possibile un volo, piuttosto che passare una notte in giro da soli in una strana città senza niente da fare.
Questa è anche una questione del settore dei dipendenti pubblici e privati. Se sei un dipendente del settore pubblico, che spesso lavora alle condizioni negoziate di un contratto sindacale, ti aspetti considerazioni come il pagamento per ogni minuto di lavoro. Se non in diretta compenso , si aspetta un dipendente del settore pubblico tempo comp per le ore lavorate e si aspetterebbe di essere pagato anche per viaggiare nel fine settimana.
Questo pensiero è un anatema per un datore di lavoro del settore privato che si aspetta dipendenti esenti per portare a termine il lavoro e raggiungere gli obiettivi. In effetti, pensare come un impiegato orario ostacolerà la tua carriera e ti renderà meno apprezzato come dipendente. Ecco alcuni pensieri precedenti su retribuzione dei dipendenti per il tempo di trasferta .
Se il dipendente è un orario o dipendente non esonerato , i datori di lavoro devono tenere conto del tempo di viaggio retribuito, più le ore lavorate alla fiera. Quando un dipendente è idoneo col tempo , queste norme si applicano anche su strada.
(Questa è una delle teorie sul motivo per cui ai dipendenti non esenti viene chiesto così raramente di viaggiare per eventi e corsi di formazione per i clienti. Le normative governative rendono proibitivo il costo della loro presenza, o almeno, una seccatura per i datori di lavoro. E , per quanto queste regole possano inibire l'utilizzo e la crescita della carriera dei dipendenti a ore, le simpatie delle risorse umane sono con i datori di lavoro.)
Considerazioni per la decisione delle risorse umane sulla politica delle fiere
Il prossimo problema che le risorse umane devono considerare, in questo caso, è che molti dipendenti viaggiano frequentemente per fiere e altri eventi aziendali. Una decisione presa, in questo caso, ha conseguenze di vasta portata per il datore di lavoro e decisioni su altre richieste dei dipendenti in futuro.
Le risorse umane vogliono davvero prendere queste decisioni caso per caso? A che punto finisce il lavoro e iniziano le ferie? Quando la fiera finisce alle 16:00 di mercoledì?
Quando parte mercoledì sera l'ultimo aereo per la città di residenza del dipendente? E se non c'è aereo mercoledì? Quanta documentazione e ricerca dovrà richiedere in futuro le risorse umane agli altri dipendenti per garantire che le decisioni contabili per le ferie aziendali siano coerenti ed eque?
Ad un certo punto, le risorse umane devono determinare che una decisione a favore di consentire a questo dipendente di utilizzare il giovedì come giorno di ferie ha troppe ramificazioni per richieste simili in futuro. Il dipendente si sentirà comprensibilmente infelice.
Ma nessuno nelle Risorse Umane, che conosco, vuole passare il proprio tempo di lavoro come poliziotto addetto alle Risorse Umane. Il dipendente sceglie di non rientrare in orario retribuito; può tornare indietro se vuole la sua paga e poi andare in vacanza. Qualsiasi altra decisione apre una lattina troppo grande di vermi.
Un ultimo pensiero per la persona delle risorse umane riguarda il modo in cui i dipendenti sono stati trattati in passato. I dipendenti generalmente viaggiano il mercoledì sera o il giovedì? Se giovedì, dovrebbero presentarsi in ufficio? Se mercoledì sera, quanto di giovedì avrebbero dovuto lavorare?
Se nel normale svolgimento degli affari fosse tornato mercoledì sera, giovedì dovrebbe essere considerato una vacanza. Se nel normale svolgimento degli affari, viaggerebbe giovedì ma ci si aspetta che si presenti anche sul posto di lavoro giovedì, giovedì dovrebbe essere addebitato come giorno di ferie.
Ah, è la prima volta che ti imbatti in questa domanda? Grande. Hai la possibilità di stabilire il precedente e stabilire la politica e le pratiche di viaggio della tua azienda.
Probabilmente puoi anche aggiungere la tua decisione al Il manuale dell'impiegato , così tutti i dipendenti conoscono la configurazione del terreno per guidare il loro processo decisionale in futuro.
Le risorse umane trovano una soluzione
Che ne dici di questo per una soluzione alla domanda attuale? In che modo l'azienda ha gestito i viaggi dei dipendenti alle fiere e agli eventi dei clienti in passato? I dipendenti tornano quella notte e lavorano il giorno successivo o l'azienda concede loro un margine di manovra e consente loro di tornare il giorno dopo l'evento e presentarsi al lavoro il giorno successivo?
Determina cosa ha governato la gestione di queste pratiche in passato, secondo molti dei tuoi manager che sono responsabili dei dipendenti che partecipano a eventi rivolti ai clienti. La pratica passata determinerà l'uso di un giorno di vacanza, o meno, per il assenza di giovedì.
E se scoprissi, come è probabile, che le pratiche sono state incoerenti su tutta la linea e non esiste una chiara pratica precedente? Disegna la linea nella sabbia. Di' al dipendente che sta attualmente chiedendo, che non aveva regole che lo guidassero, che può usare un giorno di ferie per giovedì. Poi:
- Sviluppa la tua politica,
- Aggiungi la politica a il manuale del dipendente ,
- Formare i dipendenti che viaggiano sulla politica rivista,
- Far sapere ai manager che la discrezione della direzione non guiderà più le decisioni di viaggio dei dipendenti perché le decisioni non sono state coerenti ed eque, e
- Usa la nuova politica per prendere decisioni coerenti ed eque in futuro.
Politica di viaggio Lingua per il futuro
In un'azienda in cui i dipendenti viaggiano spesso per affari, e soprattutto se il gruppo di dipendenti è numeroso, sarebbe un incubo per l'azienda prendere decisioni caso per caso e l'azienda non potrebbe mai essere equa su tutta la linea. Requisiti di documentazione per i dipendenti aggiungere un onere inutile.
Fare il pignolo con dipendenti bravi e che contribuiscono nel monitoraggio del tempo minuto è offensivo e umiliante, per il manager, le risorse umane e il dipendente. E, sconfigge il tuo scopo di fidarti dei dipendenti , trattando i dipendenti come adulti e aspettandosi che i dipendenti prendano decisioni responsabili nel rispetto delle linee guida stabilite.
Quindi, a seconda delle esigenze della tua azienda, ecco la politica consigliata come parte della tua politica di viaggio generale. (Hai un sacco di decisioni aggiuntive per una politica completa.)
E, oh, a proposito, se hai solo un paio di dipendenti che viaggiano? Ignora tutto questo pensiero e processo decisionale delle risorse umane. Eh! I manager possono prendere decisioni di contabilità del tempo caso per caso.
Viaggi da e verso gli eventi sponsorizzati dall'azienda:
In (nome dell'azienda), i dipendenti viaggiano spesso per affari. I dipendenti partecipano a riunioni di formazione o associazioni professionali, visitano fornitori e concorrenti, incontrano i clienti e partecipano fiere e altri eventi di interazione con i clienti, solo per citare alcuni esempi. Poiché questi eventi si svolgono spesso in luoghi desiderabili, i dipendenti spesso chiedono di utilizzare il loro presa di forza o tempo di vacanza per prolungare il soggiorno presso il luogo dell'evento.
In questi casi, l'azienda è responsabile del costo del viaggio dei dipendenti, inclusi aerei, taxi, autobus aeroportuali e trasporti necessari dal giorno in cui il dipendente si reca all'evento fino al completamento dell'attività aziendale durante l'evento. Il dipendente deve contabilizzare ogni giorno della settimana aggiuntivo sospeso dal lavoro a seguito dell'evento come tempo di ferie retribuite, tempo PTO o aspettativa non retribuita con permesso di gestione.
Tutti i costi sostenuti dal dipendente, o dai compagni di viaggio, per viaggio, vitto, alloggio, trasporto e così via, durante le ferie, devono essere pagati dal dipendente. La quota del biglietto aereo, acquistata dall'azienda per il rientro del dipendente dopo la partecipazione all'evento, oppure contabilizzato per chilometraggio , normalmente pagata dall'azienda per il rientro del dipendente, può essere utilizzata per il rientro a casa del dipendente.
La società non pagherà spese aggiuntive. Il dipendente deve rendere conto di ogni giorno di riposo successivo all'evento sponsorizzato dall'azienda.
Sì, questa è una lunga risposta alla domanda del dipendente sull'utilizzo del tempo di ferie per prolungare il viaggio dell'evento aziendale. Ma è un buon esempio di tutti i fattori che le risorse umane devono considerare nel pensiero e nel processo decisionale delle risorse umane. Non è divertente per le risorse umane, ma è necessario pensare alle risorse umane e prendere decisioni per soddisfare le esigenze dei cinque stakeholder dell'azienda.
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