Carriere Legali

Come fatturare efficacemente il tempo come avvocato

Linee guida per la fatturazione legale per le ore fatturabili all'avvocato

Avvocato che prende appunti in camera di consiglio

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Getty Images/Caiaimage/Robert Daly



Il monitoraggio e la fatturazione dei tempi ai clienti è una parte importante del lavoro in uno studio legale. Partner, soci , paralegali , personale di supporto al contenzioso e altri cronometristi fatturano il loro tempo con incrementi di sei, dieci o quindici minuti, a seconda della politica aziendale e delle direttive del cliente. Se non riesci a fatturare il tuo tempo, l'azienda non può fatturare al cliente e l'azienda non viene pagata. Pertanto, sapere come calcolare il tempo in uno studio legale è importante per il successo tuo e del tuo studio.

Con l'aumento delle spese legali, i clienti sono diventati più attenti ai costi e esperti di tecnologia. Di conseguenza, i clienti stanno esaminando fatture legali più da vicino e utilizzando una varietà di applicazioni di database per ordinare e analizzare elettronicamente i dati di fatturazione. Una tendenza crescente verso la fatturazione elettronica (fatture elettroniche) ha sottoposto le fatture legali a un maggiore controllo, negoziazione e controversia.

Che tu sia un principiante della fatturazione del tempo o un cronometrista veterano, i suggerimenti seguenti possono aiutarti a creare inserimenti di tempo rapidi, accurati e precisi.

Crea descrizioni dettagliate di fatturazione

Le descrizioni dettagliate delle attività sono una componente fondamentale di una fattura ben redatta. È importante che la descrizione dei tuoi sforzi contenga dettagli sufficienti per consentire al revisore di valutare la natura e il merito del compito.

Trovare il giusto equilibrio tra brevità e dettaglio può essere complicato. Una descrizione del compito troppo lunga e prolissa aumenta l'ambiguità e diluisce la comprensione. Una descrizione troppo breve rende difficile valutare l'adeguatezza del compito svolto e il tempo impiegato. Ad esempio, frasi superficiali come revisione dei file; la preparazione alla prova e la revisione dei documenti fanno poco per raccontare la storia di ciò che hai fatto e perché ti sei impegnato in un particolare compito. Invece della revisione dei documenti, una descrizione migliore e più precisa è la revisione della seconda serie di interrogatori dell'attore.'

Evita la fatturazione in blocco

La fatturazione in blocco è la pratica di elencare un gruppo di attività in un riepilogo blocco in un'unica voce di tempo. Ad esempio: bozze di richieste d'interrogatorio; conferenza telefonica con il Dr. Brown in merito a: perizia; riassumere la deposizione del signor Smith; rivedere e rivedere la corrispondenza con il legale opposto. 7,3 ore.

I clienti riconoscono la fatturazione in blocco come una strategia per mascherare l'inefficienza. Inoltre, molti tribunali non consentono la fatturazione in blocco perché ostacola il rimborso effettivo delle spese legali a seguito di una sentenza. Un modo più efficace per fatturare è dettagliare ogni attività indipendente e il tempo corrispondente.

Registra subito il tempo

Registrare il tuo tempo subito dopo aver completato un'attività è il modo migliore per garantire la precisione. Tentare di ricostruire le attività di un giorno (o di una settimana o di un mese) a posteriori è difficile e incoraggia il time padding, che è la pratica di gonfiare il tempo effettivo speso in un'attività per colmare le lacune di tempo non contabilizzato.

Potresti trovare impraticabile inserire ogni attività nel tuo software di cronometraggio nel momento in cui lo completi. Pertanto, è saggio sviluppare un sistema per la registrazione del tempo che incoraggi il cronometraggio tempestivo. Alcuni cronometristi dettano ogni compito subito dopo averlo eseguito e lo fanno trascrivere alla fine della giornata. Altri trovano più facile tenere un taccuino del tempo, registrando ogni attività a mano e quindi inserendola, o facendola inserire da una segretaria, alla fine del giorno, della settimana o del periodo di fatturazione.

Ricorda il tuo pubblico

Come ogni documento che prepari per la revisione di un altro, è importante tenere a mente il tuo pubblico quando registri le voci di tempo. Potresti conoscere la persona che sta rivedendo le tue fatture, come l'avvocato interno assegnato al file. Tieni presente, tuttavia, che la recensione potrebbe non finire qui. In molti casi, una fattura viene elaborata da un numero di persone a vari livelli all'interno e all'esterno dell'azienda, inclusi professionisti legali, contabili presso la società cliente e revisori dei conti di terze parti. Nel registrare il tuo tempo, è meglio evitare abbreviazioni, gergo e gergo complesso.Usa una terminologia legale concisa, ma tieni presente che le tue schede attività potrebbero essere riviste da persone che non sono addestrate nella legge.

Familiarizzare con le politiche di fatturazione dei clienti

Ogni cliente ha le proprie politiche e procedure di fatturazione. Queste politiche sono spesso contenute nella lettera di fidelizzazione o di assunzione del cliente. Queste politiche di fatturazione possono stabilire limiti di personale, linee guida di bilancio, politiche di esborso e linee guida specifiche per il cronometraggio. Prendendo coscienza delle regole di base fin dall'inizio, puoi rendere più responsabile il tuo tempo e soddisfare le aspettative dei clienti.

I clienti aziendali stanno facendo sempre più uso della fatturazione basata sulle attività. La fatturazione basata su attività tiene traccia della fatturazione di un'azienda per attività di contenzioso. Ad ogni attività sostanziale viene assegnato un codice informatico preselezionato dal cliente. La fattura codificata viene quindi smistata e analizzata elettronicamente, consentendo un'analisi approfondita di una fattura. Parte della familiarità con le politiche di fatturazione dei clienti consiste nell'apprendere e applicare correttamente la miriade di codici di fatturazione basati su attività specializzati unici per ciascun cliente.