Risorse Umane

Come documentare le prestazioni dei dipendenti

Suggerimenti per sapere quando, perché, come e cosa documentare

Donna che seleziona a mano sulla tastiera dei ritratti

••• Dimitri Otis / Getty Images

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La documentazione è fondamentale per un corretto processo decisionale

Nel mondo delle risorse umane e del lavoro, documentazione sulle prestazioni di un dipendente può creare o distruggere la tua capacità di disciplina , terminare , o equamente promuovere, premiare e riconoscere i dipendenti .

La documentazione è essenziale per i manager e il personale delle risorse umane perché è necessario fare uno sforzo serio per registrare tutti gli eventi nella storia lavorativa dei dipendenti, sia gli incidenti di performance positivi che quelli negativi.

Qui troverai tutto ciò di cui i manager e il personale delle risorse umane hanno bisogno per documentare attentamente le prestazioni dei dipendenti.

Perché dovresti documentare le prestazioni dei dipendenti

  • La documentazione fornisce la prova che sono stati discussi problemi di prestazioni con il dipendente in modo tempestivo e conciso.
  • La documentazione offre una cronologia del miglioramento o del mancato miglioramento delle prestazioni del dipendente nel tempo. È cronologico e una descrizione precisa delle azioni del dipendente, delle azioni del manager e degli eventi mentre si verificano.
  • La documentazione fornisce prove che supportano le decisioni di gestione da prendere azioni sfavorevoli come la disciplina o licenziamento con un dipendente.
  • La documentazione offre la prova che un dipendente merita una promozione disponibile o un'opportunità rispetto ad altri dipendenti anch'essi idonei.
  • La documentazione fornisce prove per giustificare aumenti, diminuzioni di stipendio o perché un dipendente non ha ricevuto aumenti.
  • In caso di causa, una documentazione completa e completa tutela gli interessi del datore di lavoro. La documentazione può supportare le azioni della direzione in licenziamento di un dipendente soccombente . Può anche provare che il dipendente è stato licenziato per motivi legali rispetto ad altri come la discriminazione illegale .

Cosa documentare

I manager devono documentare le prestazioni dei dipendenti, sia i contributi positivi che i fallimenti delle prestazioni. Devono documentare esattamente ciò che il dipendente ha fatto e detto e ciò che il manager ha fatto e detto in risposta durante la riunione o la conversazione.

È necessario documentare eventuali accordi presi durante la conversazione, obiettivi fissati , i miglioramenti richiesti e previsti e la tempistica per il miglioramento. La documentazione dovrebbe contenere anche gli impegni che il manager assume per assistere il dipendente.

Come documentare

La documentazione deve essere scritta durante o immediatamente dopo l'incontro o la conversazione con il dipendente. Non dovresti mai perdere di scrivere la conversazione con il dipendente il giorno in cui è realmente accaduta. Aspettare fino a tardi o il giorno successivo influisce sulla qualità della documentazione perché si basa su ciò che ricordi.

Uno dei peggiori errori commessi dai manager è credere di poter ricostruire la storia della consulenza dei dipendenti secondo necessità. Nessuna persona delle risorse umane che abbia esperienza di documentazione decente e tempestiva viene mai ingannata da una documentazione ricostruita. I manager che ricostruiscono a memoria comportano rischi inutili e inaccettabili per la loro azienda perché una storia inventata non regge in una potenziale causa.

Hai bisogno che la tua documentazione appaia professionale, ordinata e organizzata. Scrivi la documentazione come se stessi parlando della storia degli avvenimenti a una terza parte. Non sai mai chi potrebbe leggere la tua documentazione un giorno, quindi assicurati che rifletta la tua professionalità. (Il retro di un tovagliolo da cocktail, una busta o una nota adesiva non si qualifica come documentazione professionale.)

La tua documentazione dovrebbe andare al nuovo manager di un dipendente se il dipendente ottiene un nuovo lavoro, o lo fai tu, nella tua organizzazione. Per la tua memoria e per informare il nuovo manager del dipendente, devi inserire il nome e il titolo del dipendente, il tuo nome e titolo e la data completa su ciascun documento.

Scrivere una documentazione che sia fattuale, equa, legale, obiettiva, completa e coerente. Evita le opinioni (Mike è sciatto. Alice è pigra. Tom mi stava mentendo.), insulti, editoriali (John è un idiota. Mark ha un problema di atteggiamento.) ed etichette (Mary è irresponsabile. George non è una squadra giocatore.).

Evita anche di cercare di interpretare il comportamento del dipendente. (A Marsha non deve piacere questo incarico. Paula sembra essere sopra la testa.) Riduci al minimo l'uso di parole descrittive come aggettivi e avverbi (lentamente, sciatta, infelice, lunatica, scortese). Indica il comportamento e le azioni specifiche del dipendente, non la tua opinione o interpretazione di esso.

Quale documentazione deve fornire

Nella successiva revisione della documentazione, ciò che serve è una registrazione accurata della conversazione. Attieniti ai fatti e scrivi solo ciò che hai detto e ciò che ha detto il dipendente. Assicurati che la tua documentazione non sia ambigua e che chiarisca i fatti. (In qualsiasi potenziale situazione legale, gli errori in uno qualsiasi degli eventi documentati rendono sospetto tutto il resto della documentazione.)

Infine, documenta eventuali accordi, impegni, tempi, miglioramenti necessari, punti di check-in e altri dettagli che potrebbero sfuggire alla memoria. Assicurati di impostare una data e un'ora per le scadenze e le scadenze in modo che non si verifichino malintesi.

Conosci la politica sulla documentazione del tuo dipartimento delle risorse umane, che ti dirà quale documentazione deve essere inserita nel dossier personale del dipendente Va sicuramente inclusa l'eventuale documentazione delle azioni disciplinari.

Dove documentare e archiviare la documentazione

Poiché la documentazione sui dipendenti è riservata e riservata al dipendente, è necessario fare in modo che tutta la documentazione rimanga riservata al manager, alle risorse umane e potenzialmente al successivo manager del dipendente. Pertanto, non è consigliabile inserire la documentazione su un'unità di computer condivisa. È meglio conservare la documentazione scritta a mano e la documentazione stampata di un manager in un archivio chiuso.

La linea di fondo

Se segui queste linee guida, quando vai alle risorse umane per chiedere aiuto per disciplinare, licenziare o trasferire un dipendente a un lavoro con un migliore adattamento potenziale, Le risorse umane ti aiuteranno a risolvere il problema o a migliorare la situazione. Quando le risorse umane ti dicono di documentare, documentare, documentare o non possono aiutarti; dovrai avere tutte le tue basi coperte.

Si prega di notare che le informazioni fornite, sebbene autorevoli, non sono garantite per l'accuratezza e la legalità. Il sito è letto da un pubblico mondiale e leggi sul lavoro e le normative variano da stato a stato e da paese a paese. Per favore chiedere assistenza legale , o l'assistenza di risorse governative statali, federali o internazionali, per assicurarsi che l'interpretazione e le decisioni legali siano corrette per la tua posizione. Queste informazioni sono per guida, idee e assistenza.