Gestione E Leadership

Ottieni il supporto della leadership esecutiva nella gestione dei progetti

professionisti aziendali che esaminano le specifiche del progetto

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I project manager hanno un lavoro difficile. Per la natura del loro ruolo, si assumono la responsabilità di formare una squadra efficace per perseguire e avere successo con nuove iniziative. Poiché i progetti possono comprendere tutto il lavoro svolto in un'azienda, ogni progetto è una nuova avventura.

Uno dei fattori più importanti che promuovono il successo del progetto è la presenza di uno sponsor esecutivo efficace e impegnato. Mentre i project manager possono sapere che gli sponsor esecutivi fanno molto per aiutare un progetto ad avere successo, molti dirigenti non capiscono come possono aiutare o cosa fare.

Responsabilità dello sponsor esecutivo

Lo sponsor esecutivo è essenziale per il successo di un progetto. Ci sono molte ragioni per cui i progetti falliscono, ma la mancanza di supporto in un'organizzazione non dovrebbe essere una di queste. Gli sponsor esecutivi dovrebbero:

  • Assumere la responsabilità a livello dirigenziale per l'esito di un progetto
  • Definire il progetto e conferire autorità al project manager e ai membri del core team
  • Supportare la ricerca di risorse e visibilità da parte del team di progetto
  • Garantire la presenza e supportare valori efficaci del team, tra cui responsabilità e trasparenza
  • Supportare la squadra di fronte a difficoltà straordinarie
  • Difendi il team di progetto dalle interferenze organizzative
  • Rimani coinvolto e interessato
  • Essere ritenuto responsabile come il project manager e i membri del team se l'iniziativa è un fallimento

Presenza dello sponsor esecutivo

In assenza di uno sponsor esecutivo di supporto, tutte le responsabilità di cui sopra ricadono sul project manager già sovraccaricato, che in genere non ha l'influenza con altri manager o dirigenti che potrebbero essere contrari al progetto.

La mancanza di uno sponsor efficace aumenta il rischio di problemi del progetto, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, fallimento, prestazioni non ottimali, aumento degli obiettivi di costo e qualità e possibile aumento delle turbolenze del team.

In poche parole, la presenza di un effettivo sponsor esecutivo è un fattore positivo di differenza per il progetto che hanno sponsorizzato. Data l'ovvia importanza del ruolo, potrebbe essere ragionevole presumere che la maggior parte delle organizzazioni prenda sul serio il proprio lavoro con gli sponsor esecutivi.

Trattamento Organizzativo del Ruolo

Sebbene sia ragionevole aspettarsi che la maggior parte delle aziende mostri pratiche mature sul ruolo dello sponsor esecutivo in un'era in cui le pratiche di gestione dei progetti sono ben consolidate, la situazione è esattamente l'opposto.

  • Molte aziende non hanno pratiche formali in merito alla sponsorizzazione esecutiva
  • Poche aziende hanno una formazione formalizzata o una descrizione standardizzata per il ruolo e le responsabilità dello sponsor
  • Rara è l'azienda che fornisce formazione ai propri sponsor esecutivi
  • C'è poco accordo coerente sulla responsabilità dello sponsor per il successo del progetto
  • La maggior parte dei project manager esprime frustrazione per la mancanza di supporto da parte dei propri sponsor

Secondo il Project Management Institute nel 2018, il 38% delle organizzazioni intervistato non aveva sponsor esecutivi attivi per i progetti.

Mentre lo stato attuale della pratica della sponsorizzazione esecutiva può lasciare margini di miglioramento, i project manager non hanno altra scelta che continuare ad andare avanti con le loro iniziative. Tuttavia, ci sono alcuni passaggi che i project manager possono intraprendere per reclutare il tanto necessario supporto esecutivo.

Passaggi per ottenere il supporto esecutivo

  1. Recluta uno sponsor. Se il tuo progetto ha implicazioni strategiche per la tua azienda, direttamente per i clienti o indirettamente, consentendo attività interne più efficienti ed efficaci a supporto dei clienti, dovresti reclutare uno sponsor. Lavora direttamente con il tuo referente o con il capo del tuo Project Management Office per rafforzare l'importanza del progetto e chiedere aiuto. Sottolinea il ruolo e le responsabilità dello sponsor e indicalo ricerca di settore che correla il successo del progetto e la sponsorizzazione efficace.
  2. Allena il tuo sponsor. Sottolinea il ruolo dello sponsor come strategico, non tattico o come prestanome. La maggior parte dei dirigenti entra nel ruolo di sponsor senza una formazione formale o addirittura un contesto per le proprie responsabilità. Sebbene tu sia nel ruolo alquanto imbarazzante di addestrare un dirigente, la maggior parte di queste persone apprezzerà il tuo contesto e la tua guida. Le questioni di responsabilità, rafforzamento dei valori e protezione del team dovrebbero essere il tuo obiettivo principale quando fai parte del tuo sponsor esecutivo.
  3. Coinvolgi e coinvolgi attivamente il tuo sponsor. I migliori rapporti tra project manager e sponsor esecutivi sono altamente interattivi. È importante che le due parti stabiliscano un protocollo di comunicazione chiaro per gli aggiornamenti sulle attività del progetto, nonché per segnalare e rispondere alle emergenze. Il project manager dovrebbe incoraggiare lo sponsor esecutivo a partecipare di tanto in tanto alle riunioni dello stato o del team per mostrare un interesse genuino e per fungere da cheerleader attivo per l'organizzazione per i successi del team.
  4. Chiedi supporto di coaching al tuo sponsor. È sempre utile avere qualcuno con più esperienza di te che osserva e offre feedback costruttivi e positivi e coaching sulle tue prestazioni.
  5. Sfrutta attentamente lo sponsor per i grandi problemi . Fai attenzione a non attingere troppo dal tuo sponsor per questioni tattiche. L'uso migliore del tuo sponsor è aiutare a proteggere le risorse, fungere da portavoce del team di progetto per il gruppo di gestione più ampio e aiutarti a rafforzare i valori essenziali del team.

Il passo finale

Il ruolo dello sponsor esecutivo è uno dei pezzi importanti del puzzle per il successo delle iniziative progettuali. I project manager di successo capiscono quanto sia importante questo ruolo e lavorano per ottenere il supporto esecutivo al giusto livello e intensità.

Se lo sponsor è assente o vago, prenditi la responsabilità di reclutare e/o formare i tuoi sponsor esecutivi per supportare te, il tuo team e la tua azienda per il successo.