Risorse Umane

Contenuto della cartella del personale dei dipendenti

Questi sono gli elementi che appartengono a un fascicolo del personale dei dipendenti

Piuttosto HR Manager che conduce un

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Il fascicolo personale dei dipendenti è il fascicolo principale del dipendente che contiene la storia del rapporto di lavoro dalla domanda di assunzione attraverso un colloquio di uscita e assunzione documentazione di cessazione .

Accesso alla scheda del personale dei dipendenti

Solo il personale delle Risorse umane e il diretto superiore o dirigente del dipendente possono avere accesso alle informazioni nel fascicolo del personale del dipendente e non lascia mai l'ufficio delle Risorse umane.

In alcune aziende, l'accesso al fascicolo è limitato al personale delle risorse umane. In queste organizzazioni, i supervisori oi dirigenti conservano il proprio fascicolo di gestione che include i documenti a cui potrebbe essere necessario accedere, come copie di precedenti valutazioni delle prestazioni.

I requisiti variano da stato a stato, per non parlare, a livello internazionale, di chi ha accesso al fascicolo personale del dipendente. In alcuni stati, i dipendenti hanno il diritto di accedere e persino di ottenere copie delle informazioni nel fascicolo del personale. In altri, l'accesso è più stretto. I requisiti variano anche in base a ciò a cui il dipendente può accedere. Conoscere le regole nella giurisdizione in cui assumi persone per rimanere in conformità con i tuoi requisiti legali.

In genere, non si desidera conservare nel fascicolo personale del dipendente documenti a cui il dipendente non ha ragionevolmente il diritto di accedere. Potresti considerare di conservare tutti i documenti relativi al controllo dei precedenti, ai riferimenti, agli elenchi di controllo dei colloqui e alle valutazioni in un file separato creato per ospitare tutti i documenti relativi a un particolare evento di reclutamento e assunzione.

Il fascicolo personale dei dipendenti è generalmente conservato in un archivio chiuso e ignifugo in un luogo chiuso a chiave accessibile al personale delle Risorse umane. La riservatezza delle informazioni sui dipendenti nel fascicolo del personale è di fondamentale importanza.

Di tutti i file dei dipendenti conservati dall'azienda, il file del personale dei dipendenti viene consultato più frequentemente quotidianamente per informazioni dal datore di lavoro, dal supervisore o dal personale delle risorse umane.

Considerazioni sul contenuto dei file del personale dei dipendenti

I fascicoli del personale di solito contengono documenti che il dipendente ha già esaminato e quindi ne conosce il contenuto. Ciò include documenti come domande di lavoro, valutazioni delle prestazioni, lettere di riconoscimento, documenti di formazione e moduli relativi a trasferimenti e promozioni.

I principi e le domande fondamentali da considerare quando si archivia qualsiasi documento in un fascicolo del personale dei dipendenti sono questi.

  • Il datore di lavoro avrà bisogno di un documento particolare per giustificare le decisioni se il datore di lavoro è stato citato in giudizio? Il datore di lavoro avrebbe bisogno del documento in un tribunale?
  • Il dipendente sa e comprende che il documento sarà archiviato nella sua cartella personale? Nella maggior parte dei casi, i datori di lavoro dovrebbero far firmare il documento al dipendente, non per significare accordo con il contenuto del documento, ma per riconoscere di essere a conoscenza e ho letto il documento.
  • Nessuna sorpresa, opinione o nota personale sul dipendente dovrebbe mai essere inserita in un fascicolo del personale del dipendente. Solo i fatti, nessun pensiero speculativo, appartengono a un fascicolo del personale dei dipendenti.

Contenuto di un fascicolo del personale dei dipendenti

Di seguito sono riportate raccomandazioni sulla documentazione che un datore di lavoro dovrebbe conservare in un fascicolo del personale dei dipendenti.

storico lavorativo

  • Domanda di lavoro
  • Riprendere
  • Riprendi lettera di presentazione
  • Verifica dell'istruzione
  • Verifica dell'impiego
  • Lettera di rifiuto
  • Descrizione del lavoro di posizione
  • Record di analisi del lavoro
  • Lettera di offerta di lavoro o contratto di lavoro
  • Agenzia per il lavoro o contratto di agenzia interinale, se utilizzato
  • Informazioni di contatto di emergenza
  • Modulo di riconoscimento del manuale del dipendente firmato che mostra la ricevuta del manuale del dipendente
  • Lista di controllo dall'orientamento dei nuovi dipendenti che mostra gli argomenti trattati e da chi
  • Eventuali accordi di trasferimento e documentazione
  • Qualsiasi contratto, accordo scritto, ricevuta o conferma tra il dipendente e il datore di lavoro (come a patto di non concorrenza , un lavoro contrarre , o un contratto relativo ad un'auto fornita dall'azienda)
  • Moduli ufficiali di durata del rapporto di lavoro comprese le richieste di trasferimento , promozione , domande di lavoro interne e così via
  • Ogni altra documentazione relativa al rapporto di lavoro

Sviluppo delle prestazioni dei dipendenti, piani di sviluppo e miglioramento

  • Copie di qualsiasi valutazione delle prestazioni utilizzata o piani di sviluppo dei dipendenti
  • Autovalutazioni dei dipendenti
  • Registri di eventuali sessioni di consulenza formale
  • Note su presenze o ritardi
  • Documentazione del piano di miglioramento delle prestazioni
  • Rapporti sull'azione disciplinare
  • Riconoscimenti dei dipendenti presentati come certificati, lettere di riconoscimento e così via
  • Suggerimenti e raccomandazioni formali dei dipendenti, risposte dell'organizzazione
  • Record di formazione
  • Richieste di formazione
  • Valutazioni delle competenze
  • Notifiche o programmi di lezioni o sessioni di formazione
  • Ha bisogno di valutazioni firmate
  • Resoconti spese di formazione
  • Reclami di clienti o colleghi che sono stati discussi con il dipendente

Registri di cessazione del rapporto di lavoro

  • Lettera di dimissioni dei dipendenti
  • Esci dalla documentazione del colloquio
  • Cobra notifica
  • Lista di controllo per la fine del rapporto di lavoro
  • Contabilità finale per tutti gli aspetti dell'occupazione del dipendente come la busta paga finale, le ferie, la restituzione della proprietà aziendale e così via

La linea di fondo

Dovrai inserire nel fascicolo del personale del dipendente solo i documenti con cui il dipendente ha familiarità. Se vedere il contenuto del loro file provoca una sorpresa per i dipendenti, non hai gestito in modo efficace il contenuto del file.

Fonti dell'articolo

  1. Società per la gestione delle risorse umane. ' I datori di lavoro devono mostrare ai lavoratori i loro file del personale? ' Accesso effettuato il 4 ottobre 2020.