Semplici passaggi per creare un budget di progetto

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I project manager esperti e coloro che lavorano in grandi aziende avranno software e contabili per aiutarli a mettere insieme i budget di progetto. Ma cosa succede se non lo fai? Se stai fissando un foglio di calcolo vuoto o un'e-mail dal tuo sponsor del progetto chiedendoti di mettere insieme le finanze per il progetto, allora questo articolo è per te.
Esamineremo le cinque cose che devi fare per creare un budget di progetto di base.
Usa il tuo elenco di attività
Innanzitutto, prendi l'elenco delle attività del tuo progetto. Potresti anche avere una struttura di scomposizione del lavoro e, se ne hai una, è meglio usarla. Ma un elenco di attività andrà bene purché copra in modo completo tutto ciò che devi fare sul progetto.
Se non hai un elenco di attività, è il momento di crearne uno. Annota tutto ciò che devi fare e le cose che devi costruire, realizzare o completare prima che il progetto possa essere completato. Non deve essere in un ordine particolare, ma deve includere tutto.
Infine in questo passaggio, idee di brainstorming con il tuo team di progetto, perché è inevitabile che ci sia qualcosa che hai dimenticato. Molte teste sono meglio di una!
Stimare ogni componente
Ora esamina la tua lista e calcola il prezzo di ogni articolo. Ad esempio, un'attività che dice 'organizzare riunioni per discutere i requisiti' potrebbe comportare l'approvvigionamento e l'assunzione, la prenotazione delle sale riunioni o l'acquisto di risorse necessarie come un proiettore o penne per lavagna a fogli mobili. Questo comporta un costo, quindi chiedi un preventivo per il noleggio della tua camera e le altre attrezzature e annotalo.
Fallo per tutto nell'elenco delle attività, in modo da ottenere un prezzo per ogni articolo. Alcune attività di progetto potrebbero non avere un prezzo allegato e va bene.
Aggiungi le stime insieme
Quindi somma tutte le tue stime. È più facile farlo se crei un elenco di elementi in un foglio di calcolo, aggiungi i costi nella colonna successiva e poi totalizzi la colonna in fondo. Lascia che il foglio di calcolo faccia i conti per te! Diventa il tuo foglio di calcolo del budget.
È una buona idea raggruppare anche i costi in categorie, in modo da poter vedere facilmente dove sta andando la maggior parte del denaro. Utilizza categorie come 'Avvio del progetto', 'Infrastrutture' o 'Formazione': scegli raggruppamenti che abbiano un significato nel contesto del progetto.
Aggiungi contingenza e tasse
Sarebbe fantastico se tu avessi una sfera di cristallo e potessi prevedere questi costi con una precisione del 100%, ma probabilmente non ti senti sicuro della tua capacità di farlo! È qui che entra in gioco la contingenza. È un fondo di denaro basato su quanto ti senti sicuro di aver ottenuto le stime corrette. Non si riferisce a nessun compito particolare. È un 'vaso di emergenza' generale nel caso in cui tu abbia sbagliato qualcosa o omesso qualcosa per errore.
Se non sai quanta contingenza aggiungere, vai per il 10% del totale che hai creato nel passaggio tre. È una stima non scientifica che molti project manager usano e ti dà un po' di ammortizzazione nel tuo budget nel caso ne avessi bisogno.
Aggiungi una riga sul foglio di calcolo del budget in basso che dice 'Emergenza' e specifica la percentuale che hai utilizzato.
Non dimenticare di aggiungere eventuali imposte sulle vendite o altre imposte che non sono già esplicitamente incluse nelle stime dei singoli elementi pubblicitari.
Somma tutto e questo è l'importo del tuo budget finale.
Ottenere l'approvazione
L'ultima cosa da fare è convincere il tuo manager o lo sponsor del progetto ad approvare il tuo budget. Parla con loro di come lo metti insieme e quali elementi costituiscono il tuo budget generale.
Questo è tutto! Il budget di progetto è un'abilità di gestione del progetto essenziale e questa guida ti consentirà di iniziare a creare un budget di progetto.