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7 modi in cui un manager può prepararsi per una revisione delle prestazioni

Dipendente in fase di revisione

••• Thomas Barwick/Getty Images

La revisione annuale delle prestazioni dei dipendenti è essenziale risorse umane processo per documentare le prestazioni di un dipendente durante l'anno, un'opportunità per fornire un feedback al dipendente e funge da trampolino di lancio per definire obiettivi di prestazioni e sviluppo per l'anno successivo.

Tuttavia, il rituale annuale sul posto di lavoro stato paragonato a un viaggio dal dentista per ottenere un canale radicolare . Entrambi possono essere descrizioni accurate. Proprio come prendersi cura dei propri denti, il motivo per cui la revisione annuale delle prestazioni finisce per sembrare un canale radicolare è a causa della mancanza di manutenzione preventiva.

Con una buona quantità di pianificazione anticipata e controlli regolari, la revisione annuale delle prestazioni può essere indolore come la pulizia annuale dei denti. Ecco sette modi in cui un manager può prepararsi per una revisione annuale delle prestazioni dei dipendenti al fine di renderla una discussione produttiva e indolore:

1. Inizia con le aspettative di rendimento e gli obiettivi

La preparazione per una revisione annuale delle prestazioni inizia con il processo di assunzione. Un annuncio di lavoro ben scritto e una descrizione del lavoro spiegano chiaramente cosa ci si aspetta dal dipendente e come dovrebbe essere una buona prestazione.

Aspettative di prestazione non deve assumere la forma di una descrizione formale del lavoro. Assicurati solo di discutere queste aspettative e obiettivi con il dipendente e rivederli regolarmente. Le cose possono cambiare e, quando lo fanno, il dipendente non dovrebbe essere l'ultimo a saperlo.

2. Fornire feedback regolari durante tutto l'anno

Una parte importante per rendere indolore la revisione annuale è l'eliminazione delle sorprese. I dipendenti meritano e necessitano regolarmente di feedback positivi e critici. Affinché il feedback sia efficace, deve essere tempestivo, consegnato il prima possibile dopo il risultato della performance o il comportamento. Certo, il feedback critico può pungere un po', ma è molto meno doloroso che riceverlo tutto in una volta alla fine dell'anno.

3. Affrontare i problemi di prestazioni in modo rapido e deciso

La revisione annuale NON è il momento di affrontare per la prima volta un serio problema di prestazioni. I manager devono imparare a riconoscere, diagnosticare e discutere i problemi di prestazioni durante tutto l'anno.

4. Mantenere la documentazione durante tutto l'anno

Una delle parti più difficili della preparazione per una revisione è cercare di ricordare tutto ciò che è accaduto nel corso di un anno. Quando un manager non tiene traccia delle prestazioni e dei comportamenti dei dipendenti durante tutto l'anno, tende a basare la propria revisione sulla memoria recente.

Un modo semplice per documento durante tutto l'anno consiste nel tenere una cartella per ciascun dipendente contenente rapporti sulle prestazioni, esempi di comportamenti buoni e cattivi, riepiloghi delle discussioni, feedback dei clienti, registrazioni delle presenze e quant'altro attinente alle aspettative e agli obiettivi di prestazione.

5. Ricevi feedback dagli altri

Sebbene un manager sia la persona migliore per valutare le prestazioni di un dipendente, è anche utile sollecitare feedback da clienti, colleghi e altri manager. Questo può essere fatto su base regolare e informale, o con una metodologia di indagine più formale. Il feedback deve essere riservato e anonimo e utilizzato in forma aggregata per verificare e supportare la valutazione del gestore.

6. Chiedi un feedback al dipendente

Anche se un manager non dovrebbe MAI chiedere a un dipendente di scrivere la propria recensione, è buona norma chiedere a autovalutazione dal dipendente nell'ambito del processo di preparazione. Il dipendente potrebbe avere informazioni di cui il manager non era a conoscenza e, come minimo, il manager può ricevere un preavviso di eventuali punti ciechi che il dipendente potrebbe avere.

7. Sii preparato con esempi

Per le prestazioni, fornire, se possibile, una documentazione obiettiva e misurabile delle prestazioni. Per un feedback comportamentale, fornisci 2-3 esempi specifici per ciascuna competenza.

Quando un manager segue questi suggerimenti per la preparazione, la discussione annuale dovrebbe essere semplicemente un riassunto di tutto ciò che è già stato discusso durante l'anno. L'attenzione può quindi concentrarsi sulla definizione di aspettative e obiettivi per l'anno successivo.