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5 volte in cui il docking della retribuzione di un dipendente esente è legale

Problemi che possono incidere sulla retribuzione di un dipendente esente

Manager che disciplina un dipendente esente

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Il fotografo è la mia vita / Getty Images

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Per te classificare un lavoratore dipendente come esonerato —vale a dire, esente dalle regole del Fair Labor Standards Act, compresi gli straordinari—devi soddisfare numerose condizioni. Le funzioni effettive svolte da un dipendente devono rientrare in una delle categorie di esenzione, come le vendite esterne, la gestione o un'esenzione amministrativa.

Ma una corretta descrizione del lavoro non è l'unica cosa necessaria affinché un dipendente sia esentato dal pagamento degli straordinari: il dipendente deve ricevere la stessa busta paga ogni periodo di paga.

Ciò significa che, indipendentemente dal fatto che un dipendente lavori cinque ore o 55 ore a settimana, la busta paga è la stessa. I manager non possono detrarre la retribuzione da un dipendente esente quando fa lunghi pranzi o arriva in ritardo al lavoro.

Ma il dipendente non ha diritto a un centesimo in più nella busta paga per aver inserito una settimana di 80 ore per rispettare una scadenza. (Le aziende possono certamente concedere bonus ai dipendenti, tuttavia, e in situazioni che implicano scadenze ravvicinate o aumentare il tempo libero per un dipendente in partenza, sono incoraggiati bonus e altri riconoscimenti .)

Questa regola è dura e veloce. Una volta che inizi a detrarre dalla busta paga di un dipendente esente, hai appena lo ha reso non esente . Ora possono beneficiare della paga degli straordinari andando avanti e indietro. Questo non è un errore che vuoi fare.

Ma puoi mai detrarre la paga dalla busta paga di un dipendente esente? Poche volte esistono. Ecco cinque volte in cui puoi detrarre la paga dalla busta paga di un dipendente esente.

1. Prima e ultima settimana

Devi solo pagare i dipendenti per i giorni di lavoro della prima e dell'ultima settimana. Se i tuoi periodi di paga vanno dal lunedì alla domenica, con un fine settimana di due giorni, e la tua dipendente inizia mercoledì, devi pagarla solo per mercoledì, giovedì e venerdì. Allo stesso modo, se il suo ultimo giorno di lavoro è mercoledì, devi pagare solo lunedì, martedì e mercoledì.

In caso contrario, se un dipendente lavora una settimana parziale, per qualsiasi motivo, devi comunque pagare per l'intera settimana, a meno che non possa beneficiare di un'altra detrazione consentita.

2. Detrazioni ordinate da un tribunale

Queste non sono vere detrazioni: il dipendente guadagna ancora la stessa somma di denaro; è solo che il suo stipendio è più piccolo. Se è sotto un'ingiunzione del tribunale per il mantenimento dei figli, gli alimenti o per pagare i debiti, puoi (e devi) detrarre ciò che la legge richiede e dare quel denaro ovunque i tribunali lo dicano.

Spesso, con queste detrazioni ordinate dal tribunale, i dipendenti non sono contenti di ciò che stai facendo loro. Assicurati di rendere dolorosamente chiaro al tuo dipendente che stai solo seguendo la legge e devi fare ciò che i tribunali hanno ordinato. Ricorda, non stai effettivamente agganciando la sua paga; stai solo pagando automaticamente alcuni dei suoi conti.

3. Un intero giorno libero (vacanza)

Se tuo dipendente ha esaurito tutto il suo tempo di ferie e vuole prendersi un giorno libero, è possibile che lei si prenda il giorno libero. Non dovrai pagarla per quel giorno se il tempo libero è per un giorno libero non correlato a malattia. È l'equivalente di un giorno di vacanza, non di un giorno di malattia.

Naturalmente, sta a te consentire o meno questo giorno libero non retribuito. Se concedi il giorno (oi giorni) di ferie non retribuiti, ricorda al tuo dipendente che non deve svolgere alcun lavoro in quei giorni di ferie. Fare fino a 15 minuti di lavoro può attivare la regola del tocco del muro. Poiché i dipendenti esenti sono pagati allo stesso modo, indipendentemente dal numero di ore di lavoro, fare 15 minuti di lavoro significa essere pagati per l'intera giornata.

Se non ti fidi che il tuo dipendente si asterrà dal rispondere alle e-mail, dalle telefonate o dal fare qualche minuto di lavoro su quel progetto in scadenza la prossima settimana, tieni il suo laptop in ufficio e spegni le sue e-mail per il tempo in questione.

4. Un intero giorno libero (altro)

Secondo il Dipartimento del lavoro, salari e ore di lavoro degli Stati Uniti, puoi detrarre un giorno intero solo per motivi diversi dalla malattia se non hai solo un piano, una politica o una pratica in buona fede per fornire un risarcimento per lo stipendio perso a causa di malattia; per compensare gli importi percepiti dai dipendenti come onorari di giuria o testimoni, o per compensi militari; per sanzioni irrogate in buona fede per infrazioni alle norme di sicurezza di maggiore rilevanza; o per sospensioni disciplinari non retribuite di uno o più giorni interi comminate in buona fede per infrazioni alle regole di condotta sul luogo di lavoro.

In altre parole, non puoi semplicemente decidere al volo di ritirare la paga di un dipendente esente quando hai sospeso un dipendente per un'infrazione alle regole.

È necessario disporre di un piano in atto che espliciti le condizioni in base alle quali non pagherai i dipendenti esenti. In caso contrario, è una detrazione illegale se si aggancia la retribuzione di un dipendente esente e il dipendente ha lavorato per una settimana, hai appena annullato l'esenzione.

5. FMLA

Se hai un dipendente che è fuori per diverse settimane su FMLA , è abbastanza ovvio che non devi pagare il dipendente esente durante quel periodo. È andata via per giorni interi, e fa parte di un piano in buona fede. Ma che dire di FMLA intermittente?

Questo è quando un dipendente è autorizzato a prendersi alcune ore di ferie alla volta per affrontare problemi medici, sia per i propri problemi che per quelli di un familiare qualificato. Il Family Medical Leave Act consente specificamente di detrarre la retribuzione esente dei dipendenti quando utilizzano FMLA.

Quindi, se il tuo dipendente ha bisogno di prendersi due pomeriggi liberi alla settimana per la dialisi, non devi pagarlo per quel tempo.

Tuttavia, ecco un avvertimento su questa detrazione. Poiché i dipendenti esenti vengono pagati per il lavoro e non a ore, se il tuo dipendente sta ancora lavorando per 40 ore intere e stai detraendo mezza giornata di paga ogni settimana quando si recano all'appuntamento medico, hai legalmente ragione, ma moralmente ed eticamente sbagliato.

Regola generale sull'aggancio della retribuzione di un dipendente esente

Come regola generale, ricordati solo di non detrarre nulla dallo stipendio di un dipendente esente. Se il dipendente si prende alcune ore di ferie a metà giornata, arriva in ritardo o parte prima, puoi detrarre dalla sua banca PTO, ma procedi con cautela quando lo fai. Se il dipendente è diversamente una brava dipendente che fa il suo lavoro , non punirla per l'efficienza con cui usa il suo tempo.

Se decidi di voler detrarre la retribuzione per tale tempo libero, ricorda che è sempre legale pagare le persone a ore. Se segui quella strada, tuttavia, il tuo dipendente ora ha diritto al pagamento degli straordinari, indipendentemente dal fatto che soddisfi le altre qualifiche per l'esenzione. Quindi, il tuo desiderio di risparmiare qualche dollaro perché fa lunghi pranzi sarà superato dall'enorme stipendio straordinario che riceverà durante l'alta stagione.

È molto importante ricordare che i dipendenti esenti vengono assunti per svolgere il lavoro, non per lavorare in orari specifici. Trattali come professionisti responsabili ed è probabile che alla fine tutto si aggiusti.